leiding geven en krijgen

HET POP-GESPREK

Tijdens het POP-gesprek bespreken medewerker en leidinggevende de ontwikkelwensen en -mogelijkheden van de medewerker.  Samen leg je concrete ontwikkeldoelen en prioriteiten vast.  En maak je praktische afspraken. Het resultaat van dit gesprek is een persoonlijk ontwikkelingsplan.

Kenmerken van een goed POP-gesprek:

  •         Uitwisseling op basis van gelijkwaardigheid
  •         Ontstaan van een gedeeld beeld over welke ontwikkelstappen de medewerker wil/kan maken
  •         Toekomstgericht gesprek
  •         Mogelijkheid om wederzijdse belangen af te stemmen

Andere namen voor dit gesprek zijn ontwikkelingsgesprek, evolutiegesprek, groeigesprek.

OPBOUW VAN HET GESPREK

De uitkomst van een POP-gesprek is individueel verschillend, maar elk POP-gesprek heeft best een eenzelfde aanpak:

  • Inleiding
    • Verwelkoming
    • Toelichting over het doel, de duur en de structuur van het gesprek
    • Bepaling van de agenda
  • Informatie uitwisselen
    • De werknemer ligt zijn wensen toe
    • De leidinggevende vult aan.
  • Afspraken maken
    • Ontwikkeldoelen: wat wordt er ontwikkeld? Op welke manier? Met welk resultaat?
    • Resultaatsafspraken: wat wil je bereiken? Waar wil je naartoe groeien?
    • Aanpak: Hoe ga je deze doelen bereiken?
    • Verantwoordelijkheden: welke verantwoordelijkheid heeft de medewerker en de leidinggevende hierin?
    • Opvolging: hoe wordt de vooruitgang opgevolgd?
  • Afronden
    • De gemaakte afspraken samenvatten
    • De leidinggevende maakt het verslag dat beide partijen ondertekenen. De medewerker ontvangt een kopie, het origineel wordt toegevoegd aan het personeelsdossier.
    • Eventueel plan je al  nieuwe datum voor verdere opvolging

Tips

Klik op een rol in de organisatie om alleen de tips voor leidinggevenden (rood), medewerkers (grijs) of organisaties (groen) te zien. 

Een goede voorbereiding is het halve werk.

Wordt er niet gewerkt met een standaardformulier of leidraad voor dit gesprek? Denk dan al eens na over volgende zaken:

Niet negatief

Zie een persoonlijke ontwikkelingsplannen en POP-gesprekken niet als iets negatief. Benut het als een kans om professioneel en persoonlijk te groeien. 

Neem initiatief

Zie je voor jezelf ruimte tot ontwikkeling? Wacht niet tot de volgende officiële POP-cyclus, maar neem zelf het initiatief en ga in gesprek met je leidinggevende. 

Ontwikkelwensen

Verwacht niet het onmogelijke van je werkgever. Je ontwikkelwensen liggen altijd in het verlengde van de mogelijkheden van de organisatie

Eigen regisseur

Je bent de regisseur van je eigen POP en loopbaan. Het is jouw verantwoordelijkheid om je ontwikkeldoelen waar te maken. 

Duidelijke afspraken

Een POP-gesprek wordt afgerond met duidelijke afspraken. Komt je leidinggevende de gemaakte afspraken niet na,spreek hem hier dan op aan. Meer weten over het persoonlijk ontwikkelingsplan en het POP-gesprek? Op de website lerenindesocialprofit.be vind je meer informatie terug.

Voorkom een negatief beeld over POP-gesprekken.

Gebruik deze gesprekken niet alleen om tekorten weg te werken. Zet deze gesprekken ook in om medewerkers verder te laten groeien in hun talenten en sterktes.

Ontwikkelingskansen

Via een POP-gesprek wil de medewerker weten wat de ontwikkelingskansen zijn binnen de eigen functie, afdeling of over de organisatie heen. Maak daarom niet alleen een inschatting van het functioneren van de medewerker op zich maar bekijk ook :

  • Welke personeelsbezetting is er binnen de afdeling en over de organisatie heen?
  • Naar welke sterktes en talenten de organisatie op zoek is?
  • Welke kansen er in het verschiet liggen?
  • Welke bedreigingen er op de organisatie en het team afkomen? Wat betekent dit voor de individuele medewerker? Moet er ingezet worden op bijkomende opleidingen of andere leervormen? 
Open houding

Neem een open houding aan tijdens dit gesprek.

LSD

Geef de medewerker het merendeel van de verteltijd. Het is aan de medewerker om zijn persoonlijke ontwikkelingswensen kenbaar te maken. Spoor de medewerker dus aan om hier over na te denken. Gebruik daarom LSD: luisteren, samenvatten, doorvragen. 

Vergeten is vergeten

Haal geen oude koeien uit de gracht. 

Geef tijd

Geef medewerkers tijd om dit gesprek voor te bereiden. Laat ongeveer 2 weken op voorhand weten wanneer dit gesprek doorgaat.

Voorbeeldfuctie

Volg gemaakte afspraken op. Als leidinggevende heb je hier een voorbeeldfunctie in.

Geen beladen thema

Maak van het POP-gesprek geen beladen thema. Zet deze tool niet alleen in voor het wegwerken van tekorten, maar gebruik het ook om de medewerkers verder te versterken in zijn sterktes. Werken met POP’s heeft voordelen voor werkgever én werknemers.

Belangen

Leidinggevenden moeten een goede afweging kunnen maken tussen de belangen van de organisatie en de belangen van de individuele medewerker. Zorg daarom dat ze een goed zicht hebben op:

  • De manier waarop de organisatie zich ontwikkelt
  • Wat de organisatie van de medewerkers verwacht
  • Openstaat voor de wensen en ambitie van de medewerker
  • Competenties en talenten van de medewerker kan koppelen aan de mogelijkheden van de organisatie
  • Een afweging kan maken tussen de belangen van de organisatie en de belangen van de medewerker.

Enkel wanneer zij over deze informatie beschikken kunnen zij richting geven aan de ontwikkeling van de medewerker binnen de eigen organisatie

Gespreksleidraad

Werk een gespreksleidraad uit voor medewerkers en leidinggeven zodat gesprekken op dezelfde manier worden aangepakt. Een leidraad geeft voor beide partijen houvast bij de voorbereiding en tijdens het gesprek zelf. Ter inspiratie geven we al enkele voorbeeldvragen mee.

Werk met een POP-cyclus.

Werk met een POP-cyclus . Bepaal wanneer en op welke momenten deze gesprekken worden ingezet. Hierdoor zorg je er als organisatie voor dat medewerkers op regelmatige tijdstippen nadenkt over het takenpakket en ontwikkelnoden. Zo voorkom je dat ontwikkeling van de medewerker ad hoc gebeurt of stagneert.

Functioneringsgesprek

Het POP-gesprek hoeft geen apart gesprek te vormen maar kan deel uitmaken van het functioneringsgesprek.

Tools