leiding geven en krijgen

Wat is het functioneringsgesprek?

Het functioneringsgesprek is een belangrijk moment om het functioneren van de medewerker in de organisatie aan te pakken. Zowel de medewerker als de leidinggevende geven elkaar feedback om in de toekomst de sterktes nog beter in te zetten en verbeterpunten aan te pakken.

Waarom is het functioneringsgesprek zo belangrijk?

Medewerkers geven zelf aan dat feedback voor hen enorm belangrijk is. In organisaties waar feedback geven en krijgen geen gewoonte is, zien we dat medewerkers dit echt missen. De feedback van collega’s, leidinggevenden en ‘cliënten’ zorgt ervoor dat medewerkers direct leren uit wat ze goed doen en wat beter kan..

Ook leidinggevenden kunnen altijd groeien. Het functioneringsgesprek is het goede moment om vanuit gelijkwaardigheid elkaars sterke en verbeterpunten op een rijtje te zetten. Dit met het doel de medewerker zo goed mogelijk haar job te laten doen. Zonder belemmeringen en met optimale ondersteuning. Wend functioneringsgesprekken positief aan, en iedereen heeft er baat bij.

Klik hier voor een overzicht van de gesprekken tussen medewerker en leidinggevenden.

Tips

Klik op een rol in de organisatie om alleen de tips voor leidinggevenden (rood), medewerkers (grijs) of organisaties (groen) te zien. 

Voorbereiding

Bereid je gesprek goed voor. Denk na over:

Vorig gesprek?

Had je al eens een functioneringsgesprek? Neem dat verslag en die ervaringen er bij als je jouw nieuwe gesprek voorbereidt.

Leidraad

Vraag of er een leidraad is die je kan gebruiken om dit gesprek voor te bereiden.

Leermoment

Functioneringsgesprekken zijn leermomenten. Sta open voor de feedback die je krijgt. Zo kan je zelf groeien in je job.

Reflecteer

Sta in de periodes tussen functioneringsgesprekken af en toe stil bij wat je hier wilt aanbrengen. Schrijf zaken op, zodat je ze niet vergeet. Je functioneringsgesprek wordt zo geen momentopname maar geeft de echte gang van zaken doorheen het jaar weer.

Niets nieuws

Tijdens een functioneringsgesprek komt er normaal niets nieuws aan bod. Geef permanent feedback en spaar niets op tot het functioneringsgesprek. Het is een mooi moment om:

  • bestaande elementen aan te pakken.
  • een overzicht te krijgen op wat eventueel speelt.
  • afspraken te maken en deze later op te volgen.
Positieve feedback

Vergeet de positieve feedback niet. Bekijk hier onze tips voor goede feedback.

Sta zelf open voor feedback

Lead by example. Sta zelf oprecht open voor de feedback die je zelf krijgt. De kans is groter dat medewerkers dat dan zelf ook doen.

De opleidingsnoden en loopbaanvragen

Functioneringsgesprekken zijn ook een mooi moment om als leidinggevende zicht te krijgen op opleidingsnoden en loopbaanvragen die leven bij medewerkers. Zelfs als je rond deze themas aparte gesprekken voert, dan kan je de onderwerpen best nog eens aanhalen tijdens functioneringsgesprekken. Bekijk hier onze tips rond POP-gesprekken en loopbaangesprekken.

Actieplan

Zorg voor een verslag met een actieplan, zodat jullie later op de afspraken kunnen terugkomen.

Bereid de zaken voor

Bereid je gesprek goed voor.

  • Hoe functioneert de medewerker momenteel?
  • Welke competenties zijn er nog nodig in de toekomst?
  • Verandert er wat voor de medewerker en kunnen jullie je hierop voorbereiden?
  • Bedenk enkele relevante vragen om het gesprek gaande te houden.
Spannend moment

Hoewel dit gesprek constructief is, is het voor veel medewerkers toch een heel spannend moment. Hou hier rekening mee als je de gesprekken inplant en terwijl je ze voert.

Locatie

Denk na over de locatie van je gesprek. Misschien is jouw bureau een geladen omgeving. Het functioneringsgesprek kan ook op een neutralere, of meer ontspannen plek, zoals een park of gezellige bar.

Stiltes

Geef medewerkers de nodige tijd om te antwoorden op je vragen. Laat stiltes toe en antwoord niet in hun plaats.

Opleiding

Vind je het als leidinggevende niet evident om functioneringsgesprekken te voeren? Volg dan een opleiding waarin je informatie krijgt en de gespreksvorm kan oefenen.

Inhoud primeert op vorm

Een functioneringsgesprek hoeft geen uren te duren. In een constructief gesprek van 30 minuten kan je al komen tot een duidelijk actieplan. Het gaat niet om de vorm van het gesprek, maar om de inhoud en wat jullie beiden er uit halen.

Geen gesprekken?

Hou je momenteel geen gesprekken omdat je dit zou doen met een overweldigende hoeveelheid medewerkers?

  • Misschien kan iemand anders een deel van deze gesprekken overnemen.
  • Je kan de gesprekken ook spreiden doorheen het jaar. De kans is groot dat je zelf meer uit deze gesprekken haalt omdat je dan niet tegen de tijd werkt en meer zal openstaan voor wat je medewerkers jou vertellen.
  • Misschien kan je de druk voor jezelf verlagen door de gesprekken niet jaarlijks, maar bijvoorbeeld tweejaarlijks te organiseren.
Zoek het verschil

Maak het verschil tussen evaluatiegesprekken en functioneringsgesprekken, en zorg dat het duidelijk is voor medewerkers en leidinggevenden. De gelijkwaardigheid in een functioneringsgesprek en de feedback in 2 richtingen zorgen voor een totaal andere dynamiek. Als je de twee door elkaar haalt, haal je veel minder uit deze gesprekken. Bovendien werkt dit intimiderend voor medewerkers. Lees hier meer over evaluatiegesprekken.

Iedereen gelijk

Zorg er voor dat elke medewerker een functioneringsgesprek krijgt. Organiseer dit niet enkel voor de medewerkers die dit aanvragen.

Leidraad

Zorg voor een format waarin leidinggevenden en medewerkers hun gesprek kunnen voorbereiden. Dit biedt houvast en zorgt er voor dat iedereen vooraf nadenkt over het verloop en de inhoud van het gesprek. Hier vind je een voorbeeld.

360° feedback

Het is niet altijd evident om zicht te krijgen op de prestaties van medewerkers. Bijvoorbeeld als ze hun werk achter gesloten deuren met voldoende privacy voor de cliënt moeten uitvoeren. Dan wordt het erg moeilijk om medewerkers gegronde feedback te geven. Hiervoor kan het handig zijn in te zetten op 360° feedback. De medewerker wordt beoordeeld door een aantal personen rondom de beoordeelde die een goed zicht hebben op alle aspecten van het dagelijks functioneren. Dat zijn cliënten, collegas, leidinggevenden, Uiteraard heb je hiervoor al een vrij goede feedbackcultuur nodig alvorens te starten. Zorg er voor dat het niet bedreigend is, en dat medewerkers aan de slag kunnen en willen met de gehoorde feedback. Een dergelijke manier van werken heeft een goede ondersteuning nodig. Zo heb je duidelijke vragenlijsten nodig en een goede gespreksmoderator. De medewerker mag ook zelf kiezen van wie hij/zij feedback wenst uit de verschillende hoeken. Bijvoorbeeld welke collega en welke cliënt. Dit gebeurt al in organisaties, waarbij medewerkers vaak erg enthousiast zijn eindelijk eens een duidelijk beeld te krijgen van hoe ze het doen en waar hun sterktes en werkpunten zitten.

het hoe en het waarom

Start je als organisatie met functioneringsgesprekken?Leg het hoe en het waarom van deze gesprekken dan duidelijk uit aan medewerkers. Zo voorkom je dat er allerlei verhalen of angsten gaan leven in de organisatie.

Informeer de leidinggevende

Informeer leidinggevende over de opzet en de aanpak van het functioneringsgesprek. Neem voorbeeldvragen op in een template. Functioneringsgesprekken zijn niet makkelijk. Zo geef je leidinggevenden houvast.

Een specifieke opleiding

Een opleiding rond functioneringsgesprekken is voor de leidinggevende geen overbodige luxe. Er komen altijd onverwachte uitdagingen bij kijken. Zo voorkom je stress en krijg je betere gesprekken met een grotere impact.

Onthaaltraject

Het functioneringsgesprek kan ook deel uitmaken van het onthaaltraject. Een nieuwe medewerker kan meer nood hebben aan feedback of zelf boeiende observaties hebben over de gang van zaken. In een gesprek kan je samen kort een aantal punten overlopen.

Tools

Leidraad functioneringsgesprekken

Wil je starten met functioneringsgesprekken, maar is er nog geen leidraad aanwezig? Of een idee welke vragen te stellen? Doe hier de nodige inspiratie op.

Download file