In het evaluatie- of beoordelingsgesprek worden de prestaties van de medewerker besproken door de leidinggevende met de medewerker in kwestie. De balans wordt opgemaakt, met de bedoeling de medewerker heldere feedback te geven met eventuele aanpassingen die moeten gedaan worden.
In veel organisaties worden deze gesprekken enkel gevoerd wanneer er zich problemen voordoen in het functioneren van de medewerker. In sommige organisaties gebeurt dit op regelmatige basis als onderdeel van het personeelsbeleid.
In organisaties waar beloningen of sancties vasthangen aan geleverde prestaties, worden ze meestal systematisch georganiseerd. Dat is quasi nooit het geval in de social profit.
Verwar het evaluatiegesprek niet met het functioneringsgesprek. Het evaluatiegesprek is een eenzijdiger gesprek waarbij vooral de leidinggevende aan het woord is en enkel de medewerker het onderwerp is. Een functioneringsgesprek is een gesprek waarin leidinggevende en medewerker samen zitten vanuit een gelijkwaardige positie en elkaar feedback geven. In het evaluatiegesprek wordt vooral teruggeblikt op een afgelopen periode. In het functioneringsgesprek wordt vaker gekeken naar de toekomst en worden doelen gesteld voor de toekomst. De toon is in een beoordelingsgesprek formeler dan in het functioneringsgesprek.
Klik op een rol in de organisatie om alleen de tips voor leidinggevenden (rood), medewerkers (grijs) of organisaties (groen) te zien.
Bereid het gesprek goed voor. Neem het verslag van je vorige gesprek er bij en denk zelf al eens na over
Zo kan je je beoordeling zelf beter een plaats geven. Ben je het er mee eens, dan zullen jullie sneller oplossingen kunnen bedenken. Zie je de zaken anders? Dan is het goed om verheldering te vragen en kan je ook toelichten hoe jij jouw prestaties bekijkt.
In dit gesprek staat jouw functioneren centraal. Bekijk hier onze tips om op een goede manier om te gaan met die feedback.
Vindt het gesprek plaats in het kader van een ontslagprocedure? Dan mag je altijd een vakbondsafgevaardigde of vertrouwenspersoon meevragen naar dit gesprek. Bekijk hier meer info rond de werking van vakbonden. Nodig geen extra personen uit bij je gesprek zonder je leidinggevende hiervan op de hoogte te brengen.
Heb je een conflict met je leidinggevende en krijg je daarom een evaluatiegesprek? Bekijk hier onze tips rond conflicten.
Vind je zelf dat je niet goed presteert?
Kan je geen voorbeelden bedenken bij sommige aspecten van je beoordeling? Dan kan je beter nog eens in de spiegel kijken en je oordeel zelf opnieuw evalueren.
Oordeel op basis van feiten, niet op basis van indrukken. Durf je eigen verwachtingen ook in vraag stellen en toetsen aan de missie en visie en functieprofielen. Vermijd het van positieve of negatieve aspecten te veralgemenen naar het volledige functioneren van een persoon. Menselijk gedrag is echt genuanceerder dan dat.
Het hele evaluatiegesprek draait rond feedback. Geef deze feedback dus op een correcte manier. Lees hier de do's en dont's.
Wacht niet tot een officieel gesprek om een medewerker bij te sturen of feedback te geven.
Vermijd vaagheid op zowel de inhoud van je oordeel, als de eventuele gevolgen die hieraan gekoppeld zijn. Vaagheid creëert onzekerheid bij je toehoorder en dat heeft niet het versterkende effect.
Vermijd te soft en positief te zijn, maar wees ook niet onnodig hard.
Het evaluatiegesprek gaat over de afgelopen periode. Haal geen oude koeien uit de sloot en baseer je oordeel ook effectief op deze periode. Stel jezelf de vraag of je oordeel echt op de werkelijkheid gebaseerd is, en niet op verouderde aannames.
Het is niet altijd evident om zicht te krijgen op de prestaties van medewerkers. Bijvoorbeeld als ze hun werk achter gesloten deuren met voldoende privacy voor de cliënt moeten uitvoeren. Hiervoor kan het handig zijn in te zetten op 360°feedback. De medewerker wordt beoordeeld door een aantal personen rondom de beoordeelde die een goed zicht hebben op alle aspecten van het dagelijks functioneren. Dat zijn cliënten, collega’s, leidinggevenden,… Uiteraard heb je hiervoor al een vrij goede feedbackcultuur nodig alvorens te starten. Zorg er voor dat het niet bedreigend is, en dat medewerkers aan de slag kunnen en willen met de gehoorde feedback. Een dergelijke manier van werken heeft een goede ondersteuning nodig. Zo heb je duidelijke vragenlijsten nodig en een goede gespreksmoderator. De medewerker mag ook zelf kiezen van wie hij/zij feedback wenst uit de verschillende hoeken. Bijvoorbeeld welke collega en welke cliënt. Dit gebeurt al in organisaties, waarbij medewerkers vaak erg enthousiast zijn eindelijk eens een duidelijk beeld te krijgen van hoe ze het doen en waar hun sterktes en werkpunten zitten.
Bepaal samen doelen in je nieuwe gesprek. Goede afspraken:
Volg een opleiding rond gesprekstechnieken. Dan krijg je tips en heb je al eens geoefend. Zo sta je sterker.
Je kan zelf emotionele belasting ervaren bij deze gesprekken. Bekijk hier hoe je je hierin kan versterken.
Baseer je bij de evaluatie op de prestaties van het afgelopen jaar en niet alleen op recentere prestaties.
Zorg er voor dat er een duidelijk lijn zit in de evaluatiegesprekken. Onder welke omstandigheden vinden beoordelingsgesprekken plaats? Hoe worden beoordelingsgesprekken georganiseerd en hoe worden ze inhoudelijk voorbereid? Zorg voor duidelijkheid voor zowel de leidinggevende als de medewerker.
Zorg voor duidelijke verwachtingen naar je medewerkers toe. Hiervoor heb je een aantal goede instrumenten zoals je visie en missie en functiebeschrijvingen en -profielen. Zorg er voor dat die beschikbaar zijn voor medewerkers en gekend zijn.
Bied je leidinggevenden opleiding aan rond gesprekstechnieken. Dit zijn delicate en moeilijke gesprekken. Ondersteun je medewerkers.
Dit geeft zowel leidinggevenden en medewerkers een houvast voor en tijdens het gesprek.
Het moet duidelijk zijn wat van de medewerker verwacht wordt. Heldere maatstaven om op te evalueren. Competentiemanagement is een manier om hier gestructureerd en transparant mee om te gaan.