het werk

Hoe merk je dat er sprake is van rolONduidelijkheid?

Rolonduidelijkheid komt voor tussen leidinggevenden, medewerkers en externe partners. De rollen zijn niet voor iedereen duidelijk. Dat betekent dat je niet in elke situatie weet:

  • Wie welke taken uitvoert.
  • Wie welke verantwoordelijkheden draagt.
  • Hoe dit de besluitvorming beïnvloedt.


Deze rollen zijn niet in elke situatie hetzelfde voor personen met een bepaalde functie. Bekijk dit altijd afhankelijk van de specifieke opdracht die voor je ligt.

Misschien strookt de eigenlijke praktijk wel niet met wat op papier staat, of met wat gecommuniceerd wordt?

Als je deze geluiden hoort, weet dan dat er rolonduidelijkheid is:

  • Rolonduidelijkheid zorgt voor stress en frustraties bij alle betrokkenen.
  • Taken worden dubbel gedaan en andere niet. Want iedereen of niemand ziet ze als zijn taak.
  • Medewerkers, leidinggevenden en externen krijgen het zo ook moeilijk om prioriteiten te stellen. Behoorlijk explosieve combinaties, ondanks goede bedoelingen bij iedereen.
  • Medewerkers zien het eigenaarschap van hun taken verdwijnen omdat ze constant verantwoording afleggen en zich indekken door álles af te toetsen bij de leidinggevende, collega of partner.
  • De leidinggevende ziet medewerkers die "geen beslissingen kunnen nemen" en een heleboel taken die op haar bord terecht komen. Anderen voelen zich onvoldoende betrokken en er bestaan verschillende visies op beslissingsruimte, wat leidt tot conflict.
  • Mensen gaan shoppen. Als de rollen onduidelijk verdeeld zijn, worden vragen gesteld aan wie volgens de vrager de meest meegaande persoon zal zijn. Zo wordt begrenzen moeilijker, wordt soms te weinig gedelegeerd en ontstaat wrijving.

Tips

Klik op een rol in de organisatie om alleen de tips voor leidinggevenden (rood), medewerkers (grijs) of organisaties (groen) te zien. 

Leidinggevende, let op!

Doe consequent je eigen taken.

  • Neem geen taken van een medewerker over omdat je ze interessant vindt. De kans is groot dat je medewerker er op dezelfde manier naar kijkt. Hoe zou jij je voelen als iemand je leukste taken komt inpikken?
  • Heb je verschillende petjes of rollen? Bepaal bij elk overleg je rol en benoem die ook. Wanneer weegt welke stem zwaarder door? Wie neemt de uiteindelijke beslissingen? Ga er niet van uit dat medewerkers die altijd kunnen zien. En weet dat de woorden van een leidinggevende vaak een groot gewicht hebben voor medewerkers...
  • Neem geen taken over "omdat het dan sneller gaat." Misschien komt dit specifieke stukje sneller in orde, maar maak je je medewerker niet duidelijk wat van haar verwacht wordt. Stel jezelf de vraag "waarom komen medewerkers hiervoor tot bij mij?" Kan het te maken hebben met rolonduidelijkheid?
Geen dogma's

Taakafspraken zijn geen dogmas. Het is niet omdat goede afspraken belangrijk zijn dat flexibiliteit niet kan. Je kan deze afspraken ook laten afhangen van personen en niet van functies. Kijk naar de talenten en competenties van je medewerkers en misschien zijn nieuwe afspraken hierrond wel een heel goed idee!

Valkuil

Let op dat medewerkers elkaar niet voor de voeten lopen. Wees alert voor de valkuil van rolonduidelijkheid tussen medewerkers.

Wet van Sinterklaas

Denk aan de Wet van Sinterklaas: Als je niet duidelijk vraagt wat je wilt, dan krijg je wat anders!

Ieder zijn eigen manier

Verwacht niet telkens jouw methode en jouw resultaat. Je kan doelen op verschillende manieren bereiken. Geef medewerkers de ruimte om doelstellingen op hun eigen manier te halen. 6 + 3 = 9, maar 5 + 4 ook! Bekijk hier tips om resultaatgericht te werken.

Weet wanneer

Weet wanneer je rolonduidelijkheid ervaart. Denk na over de thema's, types van overleg, taken,... waarbij je niet altijd helder voor ogen hebt wat wel en niet in jouw handen ligt.

Praat erover

Breng de rollen ter sprake of wijs je collega, leidinggevende of externe partner er op.

Functie-omschrijving

Leg je functie-omschrijving eens naast je eigenlijke takenpakket en ga na of die met de werkelijkheid strookt. Bespreek de verschillen met betrokken en eventueel ook je leidinggevende.

Functieprofielen

Functieprofielen zorgen voor heel wat rolduidelijkheid. Het proces om hiermee aan de slag te gaan kan moeilijk zijn. Weet dat je rolonduidelijkheid verhelpt op de momenten waarop hierover wordt gediscussieerd.

Start met een goede vacature

Rolduidelijkheid heb je best vanaf de start. Een goede vacature zorgt er voor dat medewerkers weten waaraan zich te verwachten. Als medewerkers tijdens of niet lang na hun proefperiode vertrekken, dan ligt dat vaak aan een vacature die onvoldoende aansloot bij de realiteit van de job.

Link met onthaalbeleid

Pols bij je onthaalbeleid naar duidelijkheid in rollen en taken.

Takenpakket bekijken

Leg je functie-omschrijving eens naast je eigenlijke takenpakket en ga na of die met de werkelijkheid strookt. Bespreek de verschillen met betrokkenen en eventueel ook met je leidinggevende.

Tools

Aan de slag met rolduidelijkheid

Hier vind je een gepreksleidraad en een rollenmatrix om aan de slag te gaan met rolduidelijkheid.

Download file