In een onthaalbeleid leg je afspraken vast rond
Een goed onthaalbeleid zorgt er voor dat
Een goed onthaalbeleid is
Een onthaal voor nieuwe medewerkers is bovendien verplicht. De juridische spelregels zijn afhankelijk van de organisatiegrootte.
Een goed onthaalbeleid bestaat uit:
Een onthaalprocedure
In je onthaalprocedure leg je het traject vast dat een nieuwe medewerker doorloopt bij de opstart. In deze procedure bepaal je ook wie er allemaal betrokken is bij het onthaal en wat hun verantwoordelijkheden zijn. Om het overzicht te bewaren, werk je best een onthaalchecklist uit. Zo voorkom je dat je informatie niet of dubbel geeft.
Een onthaalbrochure
In de onthaalbrochure staat informatie over de praktische kant van het werken in de organisatie. Denk maar aan veiligheidsmaatregelen, telefoonlijsten, vakantieregeling, … Ook de missie en visie kan je hierin toelichten. Deze brochure vormt ook een handig instrument voor het onthaal van jobstudenten, stagiaires, vrijwilligers, en uitzendkrachten.
Peter / meterschap
Een peter of meter maakt de collega vertrouwd met de organisatiecultuur, ongeschreven regels, normen en waarden, en allerlei andere praktische zaken. Zo zorg je ervoor dat het team de nieuwe medewerker sneller opneemt. Hoe je peter/meterschap best aanpakt, lees je hier.
Het persoonlijk ontwikkelingsplan (POP)
Nieuwe medewerkers zijn geen onbeschreven blad. Ze hebben een rugzak met kennis en ervaringen mee, en gewoonlijk ook een aantal blinde vlekken. Bekijk op welke vlakken de nieuwkomer nog moet bijleren. Informatie die je tijdens de selectieprocedure verkreeg, kan hier als basis dienen. Bespreek ook met de nieuwe medewerker op welke vlakken hij of zij zich nog verder wilt ontwikkelen. Deze informatie kan je noteren in een persoonlijk ontwikkelingsplan.
Klik op een rol in de organisatie om alleen de tips voor leidinggevenden (rood), medewerkers (grijs) of organisaties (groen) te zien.
Ben je nieuw in een organisatie?
Heb je een nieuwe collega?
Geef tijd en ruimte aan nieuwkomers en medewerkers om contact te leggen met elkaar en nieuwe relaties aan te knopen. Het zorgt ervoor dat de nieuwe medewerkers zich meteen betrokken voelen bij de organisatie. Dit komt hun motivatie en engagement tegenover de organisatie alleen maar ten goede.
Werkrelaties smeden zorgt ervoor dat de nieuwe medewerker leert. Want de meeste kennis en expertise zit dan ook bij de medewerkers zelf.
Nodig nieuwe medewerkers uit voor belangrijke vergaderingen. Deze overlegmomenten vertellen veel over de groepsdynamiek, de sfeer, en de besluitvorming. Kortom: de organisatiecultuur.
Om een goed beeld te krijgen van de organisatie en de werking van de verschillende teams plan je best kennismakingsmomenten in tussen een team en de nieuwe medewerker. Of bespreek met de medewerker hoe hij of zij dit wilt aanpakken.
Overlaad de nieuwkomer niet met stapels brochures en documenten. Alle informatie wordt best toegelicht via persoonlijke contacten met collega's, de meter of via jou.
Plan opvolgmomenten in en bouw deze geleidelijk aan af. Zo kan je snel inspelen op vragen en het functioneren van de nieuwe medewerker.
Zorg dat iedereen op de hoogte is over de komst van de nieuwe medewerker. Laat weten wanneer de nieuwkomer start, wat haar functie is, en wie de peter of meter is. Zo voorkom je verwarring bij de collegas.
Hou er rekening mee dat nieuwe medewerkers met verschillende expertises je organisatie binnenkomen. Zorg er dan ook voor dat het onthaaltraject afgestemd wordt op de al opgebouwde expertise.
Maak een inventaris van alle relevante informatie die een nieuwe medewerker moet krijgen. Bepaal wie welke info wanneer meegeeft.
Bepaal op welke manier je het peter- en meterschap invult. Is een peter of meter er enkel om de medewerker wegwijs te maken in de organisatie, of heeft begeleiding ook betrekking op technisch aspecten. Denk na over het mandaat van de meter en de peter? Tot waar reikt hun verantwoordelijkheid.
Voorzie ook een onthaalprocedure bij een functiewijziging, want ook in deze situatie heeft een medewerker nood aan een inwerkperiode.
Stel een toegankelijke onthaalbrochure op zodat deze ook bruikbaar is voor medewerkers die het Nederlands niet als moedertaal hebben. Maak gebruik van eenvoudig taalgebruik en werk met pictogrammen. Op de website www.klaretaalrendeert.be vind je allerlei tips terug over hoe met heldere taal aan de slag te gaan.
Job- en taalcoaching kan onderdeel uitmaken van een onthaalbeleid. Bekijk de voorwaarden hoe deze externe coach nieuwe medewerkers kan ondersteunen tijdens de inwerkingsperiode.
Met een peter en meter verloopt de inwerkingsperiode vlotter. Bepaal op welke manier je het peter- en meterschap invult. Is een peter of meter er enkel om de medewerker wegwijs te maken in de organisatie, of heeft begeleiding ook betrekking op technisch vlak? Denk na over het mandaat van de meter en de peter. Tot waar reikt hun verantwoordelijkheid?
Het voorzien van een onthaal voor nieuwe medewerkers is verplicht. De juridische spelregels hierover vind je terug in dit document.
Download fileWil je een onthaalbrochure uitwerken voor nieuwe medewerkers? Deze leidraad helpt je op weg.
Download fileDe website van het Steunpunt Handicap en Arbeid bevat concrete dossiers over lichamelijke, mentale en psychische aandoeningen en hoe je er mee om kan gaan op het werk. Je vindt er ook tips om het onthaal binnen de organisatie op een 'handicapvriendelijke' wijze te laten verlopen.
Meer infoEen onthaalperiode bestaat uit veel facetten. Zowel de nieuwe medewerkers, als de peter of meter, en de leidinggevende hebben hier ieder hun rol in te spelen. Om het overzicht te bewaren, is het handig om een onthaalchecklist uit te werken. Wij geven je alvast een leidraad hiervoor mee.
Download file