het werk

Vergaderen, een kunst

Vergaderen: een simpel concept met enkele basisingrediënten:

  • Deelnemers
  • Een agenda
  • Een verslag van een vorige vergadering
  • Een vergaderplek
  • Een voorzitter
  • Een verslagnemer

Zes elementen waar men in de meeste organisaties wel over beschikt. En toch…

"Op het werk kijk ik het meeste op tegen de teamdag waarop een hele dag praktische zaken besproken worden waarmee ik weinig of niets te maken heb". (59 jaar, gehandicaptenzorg)

X, 59j., gehandicaptenzorg

-"Op het werk kijk ik het meeste op tegen de vergaderingen! De helft van de vergaderingen zijn herhaling van andere vergaderingen. Qua slechte invulling van arbeidstijd gesproken."

X, 30j., gehandicaptenzorg

De sector barst van de gemotiveerde medewerkers met een hoge werkdruk en tijdsgebrek. Ze bevinden zich erg vaak op vergaderingen die ze zelf zinloos vinden of waarin ze zich kapot aan ergeren. Maak er komaf mee met deze tips.

Tips

Klik op een rol in de organisatie om alleen de tips voor leidinggevenden (rood), medewerkers (grijs) of organisaties (groen) te zien. 

Lopen vergaderingen niet zoals je het zou willen?

Lopen vergaderingen niet zoals je het zou willen? Zit je iets dwars? Zet het op de agenda. Vergaderingen zijn belangrijke momenten. Het is zonde te berusten in een slechte werking.

Kom op tijd

Kom op tijd. En wees voorbereid.

Vergaderingen zijn geen ontmoetmomenten

Is de vergadering het enige moment waarop collega's elkaar ontmoeten? Dit is een ontzettend slechte reden om een vergadering te organiseren! Ongedwongen contact tussen collega’s is belangrijk. Maar er zijn andere manieren om dit contact te bevorderen. Geen agendapunten = geen vergadering. Dit betekent niet dat een korte, krachtige vergadering rond één puntje of een aantal kleine puntjes een slecht idee is. Lekker efficiënt!

Hoort iedereen er wel te zijn?

Een vergadering rond thema's waar je niets mee te maken hebt, is erg saai en tijdverspilling. Ofwel horen sommige mensen er niet te zijn, ofwel is niet duidelijk welke inbreng verwacht wordt. Speel open kaart. Misschien kan je - een stuk van - de vergadering overslaan of blijkt dat je eigenlijk veel meer zou kunnen betekenen op de vergadering.

Doelstellingen en duidelijkheid

Zorg dat je bij elk agendapunt een doelstelling (beslissen, meedelen, delegeren,…) hebt én voor iedereen duidelijk is welke inbreng van hen verwacht wordt.

Een goed verslag

Zorg voor een goed verslag.

  • Zet hierop alle besloten punten en hun conclusie. Zijn er veel 'to-do's' na een overleg? Overweeg om deze extra aan te vinken, zo kan je ze makkelijk overlopen in je volgende vergadering.
  • Bezorg het verslag niet te lang na je vergadering aan alle deelnemers.
Te veel 'getteter'

Fijne collega's en te veel getteter?

  • Dwalen jullie af met gepraat over het werk? Misschien ontbreekt er een platform om bepaalde zaken over de organisatie of cliënten te bespreken? Misschien is intervisie nodig, of moeten ergens knopen worden doorgehakt? Maak hier een agendapunt van.
  • Bij een kleine team kan je bijvoorbeeld een rondje gezond houden. Voor de start van de vergadering overloopt de voorzitter iedereen om te zien of er iets van het hart moet. Positief, negatief,... het mag allemaal. Maar de voorzitter houdt het binnen de perken. Je deelt zo veel of zo weinig je wilt. Je wordt een hechter team, dat weet waarom iemand er wat stiller bij zit. En de agenda werk je daarna vlot en efficiënt af.
Saaie en langdradige vergaderingen

Zijn overlegmomenten langdradig en zo droog als de Sahara? Besef dat dit niets is om trots op te zijn. En dat men niet meer oplet bij wat gezegd wordt. Door de saaiheid van de vergadering blijven deelnemers niet gefocust, blijft informatie minder hangen, kijkt iedereen tegen overleg op en ben je voor de rest van de dag lamgeslagen. Eens je jouw belangrijke, saaie vergadering wat gaat opleuken besef je pas dat een te saaie vergadering er voor zorgt dat dit deelnemers demotiveert voor jouw project.

Ijsbrekers en energizers

Niet alles is ‘leuk’, natuurlijk. Zorg voor een pauze, een ijsbreker of energizer. Onderbreek de vergadering even met iets waarbij je elkaar wat beter leren kennen of wat beweegt. Het lijkt een beetje gek, maar het maakt een groot verschil;

Overweeg alternatieven

Overweeg alternatieven: je kan bijvoorbeeld eens op een andere plek vergaderen?

Voorzitterschap is een rol, geen functie

De rol van voorzitter hoeft dit niet gekoppeld te zijn aan een bepaalde functie of autoriteit. Hangt het voorzitterschap in jouw organisatie vast aan een functie, waarbij iemand anders hier misschien meer talent voor zou hebben?

Roterend voorzitterschap

Roterend voorzitterschap zorgt er voor dat iedereen verantwoordelijkheid durft nemen voor het verloop van een vergadering. Door telkens een andere persoon deze rol op te laten nemen, zorg je er voor dat anderen eens een andere stijl van voorzitter zien. En je zorgt er voor dat iedereen weet wat het is. Denk je dat de voorzitter die persoon is die ook de organisatie voor zit? Voorzitter zijn op de vergadering is een rol. Geen functie. En kan die persoon die altijd aan het woord is zichzelf wel intomen om zich aan zijn eigen tijdsbeperkingen te houden. Vult de voorzitter het grootste deel van de agendapunten in? Dan is het misschien een idee om een andere deelnemer de rol van voorzitter op zich te laten nemen. En hallelujah, ’t ging vooruit!

Voorbeeldfunctie leidinggevende

Als leidinggevende zijn vergaderingen het ultieme moment om jouw voorbeeldfunctie uit te spelen. Zet hier op in. Lees zeker al onze tips voor medewerkers in vergaderingen en blink er in uit!

De organisatiecultuur

Wees je bewust van hoe je manier van vergaderen de organisatiecultuur bepaalt en blootlegt. Vergaderingen zijn dus belangrijke momenten. Draag er zorg voor.

Stel geen bureaucratie in

Verwacht dat mensen vergaderingen zinvol invullen. Stel geen bureaucratie in, als het niet nodig is

Voorbeeldfunctie leidinggevende

De leidinggevende heeft een voorbeeldfunctie. Komt die stelselmatig te laat, dan is het hek van de dam.

Stel een aantal regels op

Is vergaderen moeilijk? Maak gebruik van onze tips om een aantal regels op te stellen.

Recht op doel af!

Zorg er voor dat het doel van élk agendapunten duidelijk is. Denk aan:

  • Kort informeren
  • Samen tot een beslissing komen
  • Een vraag of oproep
  • Een uiteenzetting
  • Feedback of aanvullingen vragen
  • Samen een situatie / vraag / probleem verkennen
  • Samen een situatie / vraag / probleem oplossen
  • Ideeën sprokkelen
  • Een planning uitwerken
  • Afspraken maken
  • Samen prioriteiten kiezen

Doe je dit niet, dan kan het frustrerend zijn als mensen de spreker onderbreken, er net te weinig input komt, of je niet weet wat van jou als deelnemer verwacht wordt. Werk dus aan rolduidelijkheid.

Tot waar mag je gaan?

Zorg dat je weet hoe beslissingen genomen worden. Wie hakt de knoop door? Hoe wordt er tot een conclusie gekomen? Moet er gestemd worden? Is unanimiteit nodig? Weegt iemands mening zwaarder door?

Voorzitter

Als voorzitter van de vergadering ben je:

  • Verantwoordelijk voor de agenda
  • Degene die het overleg vooruit laat gaan. Door jou komen mensen to the point en worden beslissingen genomen.
Takenpakket voorzitter

Het voorzitterschap brengt ook taken met zich mee:

  • Zorg dat iedereen telkens tijdig de agenda van de nieuwe vergadering en het verslag van de vorige vergadering ontvangt.
  • Start de vergadering op het afgesproken tijdstip, ongeacht de laatkomers. Als je altijd wacht, verspil je de tijd van de aanwezigen. Perfect recept voor een negatieve spiraal boordevol laatkomers, wachten en tijdverlies. Als je niet op tijd start, trek je dit voor de komende vergaderingen nooit meer recht...
  • Cluster je agendapunten. Zo kunnen bepaalde medewerkers een stuk van de vergadering waar ze niets mee te maken hebben overslaan. Lijst in je verslag telkens de to-do's op, en duid een verantwoordelijke aan per to-do. Overloop aan de start van de vergadering de to-do's uit het vorige verslag. Durf ook de vraag stellen: Waarom werden bepaalde afspraken niet nagekomen?

Zachte heelmeesters maken stinkende wonden.

Als voorzitter heb je als taak de vergadering vooruit te doen gaan. Als deelnemers zich ergeren, dan snappen ze echt wel dat er eens streng gewerkt moet worden. Vervelend? Roterend voorzitterschap zorgt voor een gedeelde verantwoordelijkheid. Je zorgt er voor dat iedereen wel eens deze rol op zicht moet nemen. Zo zorg je er meteen voor dat iedereen wat het is.

Voorzitter en timekeeper?

Vind je het lastig om als voorzitter ook nog de tijd te bewaken? Stel een andere persoon aan als timekeeper.  Die houdt voor jullie de klok in de gaten en geeft regelmatig een subtiele wenk bij “praters".

Tools

Nota efficiënt en leuk vergaderen

Een nota van De Ambrassade waarin er achtergrondinformatie en praktische tips worden aangereikt over hoe je tof en efficiënt kan vergaderen.

Download file
Een checklist voor efficiënt te vergaderen Download file
De vergaderdobbelsteen

Download de Vergaderdobbelsteen van Klasse en pak je vergaderergernissen op een speelse manier aan. Plooien en gooien!

Download file