werkdruk

Stagebeleid

Stages zijn niet weg te denken in de social profit. Via allerlei stages leren studenten en werkzoekenden meer over de job en doen ze zo een brok werkervaring op. Het aanbieden van een kwaliteitsvolle stageplaats zorgt er voor dat stagiairs doorstromen naar de sector, en dat betekent ook dat je hier als stagementor en organisatie de nodige voldoening uit haalt. Toch is het begeleiden van stagiairs niet altijd evident en kan het bij een te hoge werkdruk eerder als een last dan als een lust gezien worden.

Tips

Klik op een rol in de organisatie om alleen de tips voor leidinggevenden (rood), medewerkers (grijs) of organisaties (groen) te zien. 

Organisatie leren kennen

Net zoals nieuwe collega’s moeten ook stagiairs de organisatie leren kennen.

  • Maak gebruik van de onthaalbrochure om de stagiair wegwijs te maken in de praktische zaken. Eventueel kan er een specifieke onthaalbrochure voor stagiairs uitgewerkt worden.
  • Stel de stagiair voor aan de verschillende teamleden. Zo weet de stagiair wie er tot haar team behoort en leert het team de stagiair kennen. Voorzie ook een rondleiding doorheen de ganse organisatie zodat de stagiair een breder beeld krijgt van de werking.
  • Zorg dat alle praktische zaken zoals een badge, een werkplek, een PC-account, een locker geregeld zijn voor de start van de stage.
Gevarieerd takenpakket

Geef stagiairs gevarieerde taken en laat hen zo veel mogelijk ervaren. Van routineuze en saaie taken leert niemand iets bij.

Niet overstelpen met informatie

Overlaad stagiairs de eerste dagen niet met een brok aan informatie.

Opleiding tot stagementor

Stagementor zijn is niet altijd evident, en het kan veel van je vragen. Wil je jezelf hier nog in bijschaven, volg dan een opleiding tot mentor via VIVO vzw.

Opvolgmomenten

Plan regelmatig opvolgmomenten in zodat je de stagiair tijdig kan bijsturen.

Constructieve feedback

Geef constructieve feedback aan stagiairs. Zowel over de sterke punten als de werkpunten van de stagiair. Weet je niet goed hoe? Bekijk onze tips over feedback geven.

Voldoende tijd?

Heb je geen tijd om de begeleiding op je te nemen? Durf neen zeggen.

Timing

Bekijk niet alleen welke taken door de stagiair opgenomen kunnen worden, maar kijk ook naar die momenten in het jaar waarop er voldoende tijd is om een stagiair te begeleiden.

Opvolggesprekken inplannen

Begeleid je binnenkort een stagiair? Hou dan momenten in je agenda vrij voor opvolggesprekken. Zo voorkom je dat deze waardevolle gesprekken achterwege blijven.

Tips and tricks

In de inspiratiemap van het project ‘Zorg voor stage’ vind je allerlei tips en tricks terug voor het begeleiden van stagiairs.

Belangrijke rol als stagementor

Stagementor ben je niet zo maar. De kwaliteit van de begeleiding heeft een grote invloed op de kwaliteit van de stage. Geef stagementors daarom de mogelijk om zich bij te scholen. Weet je trouwens dat VIVO vzw hier gratis opleidingen over aanbiedt?

Communiceer tijdig

Communiceer tijdig wanneer er een stagiair opstart zodat de stagementor en het team hier rekeningen mee kunnen houden in hun planning.

Het onthaal

Net zoals bij nieuwe werknemers, hebben stagiairs ook een goed onthaal nodig. Geef de stagebegeleider hier tijd en ruimte voor. Gebruik eventueel de onthaalbrochure om de stagiair wegwijs te maken in de praktische zaken.

Duidelijke stagerichtlijnen

Vraag aan de school of opleidingsinstantie duidelijke stagerichtlijnen. Welke verwachting heeft de school over de begeleiding door de mentor en de manier van evalueren en bijsturen. Liggen deze verwachtingen in de lijn van jullie verwachtingen? Protesteer als deze richtlijnen te overvloedig zijn, of als ze geen steek houden. Je moet hier niet in meegaan. Bescherm je medewerkers. In sommige regio’s werken ze trouwens met eenvormige stageformulieren. Meer info hierover op www.uni-form.be.

Hou het haalbaar

Vergeet niet dat stagiairs begeleiden arbeidsintensief is. Hou hier rekening mee in het totale werkpakket en –verdeling van je team of afdeling. Bekijk samen met de medewerkers hoeveel stagiairs per jaar haalbaar is. 

Gelijklopende werkroosters

Zorg dat het werkrooster van de stagementor en stagiairs enigszins gelijk loopt. Een stage begint al in mineur als de stagementor niet aanwezig is op de eerste stagedag. Spreek ook af wie de stagiair begeleidt op het moment dat de stagementor niet aan het werk is.

Stagiair verwelkomen

Maak als leidinggevende ook even tijd vrij om de stagiair te verwelkomen.

En de cliënt of patiënt?

De ene stagiair na de andere verhoogt niet alleen de werkdruk voor de medewerkers. Ook voor patiënten en cliënten is dit niet altijd evident. Het gaat steeds weer om nieuwe gezichten, waar je al weer een vertrouwensband mee moet opbouwen. Respecteer de wens van de patiënt of cliënt wanneer zij niet door de zoveelste stagiair begeleid of verzorgd willen worden.

Stagiairs zijn geen werkkrachten

Plaats hen niet zomaar in het werkrooster alsof ze volledig zelfstandig meedraaien.

Geschikte taken

Bekijk samen met je team welke taken een stagiair kan opnemen. Beslis op basis hiervan welke stageplaatsen je openstelt binnen je eigen afdeling. Hou ook rekening met de periode waarin er stagiairs komen, want de ene periode is hier al meer voor geschikt dan de andere.

Sta open voor feedback

Stagiairs zijn mee de ogen en de oren van de organisatie. Sta open voor hun frisse vers-opgeleide blik en feedback.

Niet iedereen is geschikt als stagementor

Durf hierin beslissingen te nemen en geef gerichte feedback aan medewerkers die deze rol nu nog niet kunnen opnemen.

Analyseer

Maak de analyse: voor welke taken, functies en in welke teams zijn er stageplaatsen mogelijk? Bespreek dit met je leidinggevenden en medewerkers. Bepaal ook hoeveel stagiairs er op jaarbasis begeleid kunnen worden.

Een duidelijk kader

Al eens gedacht aan een visie op stagebeleid? Een duidelijk kader geeft mee richting aan de kwaliteit van de stage. Op de website van Opleidingsinstituut van de Federale Overheid vind je een stappenplan en toolbox terug voor de uitwerking van een stagebeleid.

Stagebeleid publiceren

Scholen en stagiairs weten graag wat ze van jullie als stageplaats mogen verwachten. Kans is dus groot dat je als organisatie regelmatig bestookt wordt met vragen. Om dit te voorkomen kan je het stagebeleid op je website publiceren. Het zorgt ervoor dat er minder vragen terecht komen bij de contactpersoon. En dit heeft dan weer een positieve invloed op die zijn werkdruk.

Beperkt aantal stagementoren

Stel maximum 2 stagementoren aan per stagiair. Hoe meer mentoren, hoe meer onduidelijkheid voor de stagiair en voor de medewerkers. Het komt de rolduidelijkheid zeker ten goede!

Positieve werkervaringen

De stagiair van vandaag is de werknemer van morgen. Geef stagiairs positieve werkervaringen mee. Het verhoogt de kans dat ze later bij je organisatie solliciteren.

Een geschikte stageplaats

De stage beïnvloedt het beeld dat een stagiair krijgt over de job. Daardoor is de stage ook bepalend bij de beslissing van de student omt later echt aan de slag gaan in de sector. Bepaal dus welke stageplaats geschikt is voor welke opleidingsniveau. Een stageplaats in de afdeling psychogeriatrie is bijvoorbeeld misschien meer aangewezen voor een 7de jaar student verzorging dan voor een 5de jaar student verzorging.

Stagementoren

Verwacht niet dat medewerkers automatisch goede stagementoren zijn. Geef hen de mogelijkheid om zich hier in bij te scholen. Wist je dat VIVO gratis vormingen aanbiedt voor mentoren? Neem eens een kijkje op www.vivosocialprofit.org.

Subsidiemogelijkheden

De Vlaamse Overheid geeft subsidiemogelijkheden voor organisaties die investeren in hun stagementoren. Meer info over de voorwaarden en de procedure vind je op de website van de Vlaamse Overheid.

Stagiairs aanwerven

Misschien kan je laatstejaars stagiairs binnenkort vast aanwerven? Zeker handig voor je vervangbeleid en de continuïteit in de organisatie, want zij moeten minder ingewerkt worden.

Een energieboost

Stagiairs begeleiden is ook een manier om medewerkers aan boord te houden. Heb je een medewerker die energie haalt uit deze begeleidingen? Bekijk dan wat de mogelijkheden zijn voor deze medewerker.

Diversiteit

Wil je graag meer diversiteit in je organisatie? Soms is ze moeilijk te vinden. Medewerkers met bepaalde culturele competenties die op de arbeidsmarkt lastig te vinden zijn, kan je tijdens hun opleiding met een stage aantrekken.

"Als de stages zich beperken tot louter uitvoerende taken, vormen we verpleegkundigen die louter op uitvoerende taken ingesteld zijn. Verpleegkundigen worden gevormd door de stages. Je krijgt ze, zoals je ze maakt." 
Zorgambassadeur Lon Holtzer

Tools

Leidraad kwaliteitsvol werkplekleren Download file
Stageboek verpleegkunde

Het 'Stageboek verpleegkunde - Inspiratie voor studenten, werkveld en onderwijs' door Lon Holtzer geeft een kader en praktische handvaten om van elke stage een groeimoment te maken. 

Link naar boek

Gerelateerde thema's