werkdruk

Een vervangbeleid

Regelmatige wissels van collega’s, nieuwe stagiairs, vervangers, tijdelijke medewerkers, … Het verloop, ziekteverzuim en thematisch verlof in organisaties brengen heel wat uitdagingen met zich mee.

Kennis verlaat (tijdelijk) de organisatie, praktische afspraken moeten gemaakt worden, nieuwe samenwerkingen moeten worden ontwikkeld, een nieuwe persoon met worden ingewerkt, … het kan de werkdruk aanzienlijk doen stijgen. En een hoog verloop zorgt voor minder goede contacten tussen collega’s. Dat maakt het werk zelf moeilijker, zorgt voor een minder leuke werksfeer en maakt het minder makkelijk om de emotionele belasting te dragen.

“Ik werk er al 6 jaar. Er komen maandelijks nieuwe collega's bij (stagiairs van school, websters, tijdelijken, ...) en dat is soms lastig. De integratie naar mij toe is eigenlijk bedroevend tot slecht te noemen. Er komen bijvoorbeeld 5 nieuwe collega's bij (schoolstagiairs bijvoorbeeld) en ik word niet voorgesteld en omgekeerd.”

“Op het werk kijk ik het meest op tegen het duivenkotgehalte. 16 nieuwe collega’s gehad op 4 jaar…”

Man, 50j., zorg voor personen met een beperking

Het is elke keer weer kwestie van elkaar te leren kennen, een goede manier van samenwerken vinden en ook de organisatie inhoudelijk leren kennen.

Hoe zorg je er voor dat je verloop in de organisatie een zo klein mogelijke impact heeft op het werk en op de medewerkers?

“Wanneer we met het vast team werken loopt alles vrij goed. Door de regelmatige afwezigheden (ziekte, arbeidsongeval, tijdskrediet ...)moet er steeds een 'nieuwe interim worden ingewerkt' wat voor onze doelgroep niet zo evident is; wanneer die interim het dan 'gewoon' is wordt die vaak weer verplaatst en moeten we weer opnieuw beginnen met 'n nieuwe interim wat uiteindelijk zeer veel frustraties teweeg brengt. Het interimbeleid zou dus ernstig moeten genomen worden!”

Man, 58j., zorg voor personen met een beperking

Tips

Klik op een rol in de organisatie om alleen de tips voor leidinggevenden (rood), medewerkers (grijs) of organisaties (groen) te zien. 

Verwelkom je nieuwe collega

Onthaal je nieuwe collega zo goed mogelijk. Als ze het fijn vinden, dan is de kans kleiner dat ze opnieuw vertrekken. Gaat het om een vervanger? Misschien komt er wel een vast plekje vrij en kan de nieuwkomer een vaste kracht worden. Dat bespaart jou werk en je moet niet opnieuw investeren in een nieuwe persoon.

Persoonlijk contact

Zorg voor persoonlijk contact, zelfs al is het de zoveelste nieuwe collega. Stel jezelf voor en zorg dat je de ander wat op zijn gemak kan stellen. Je samenwerking zal vlotter lopen!

Missen is niet mis

Laat je collega die uitviel echt met rust. Maak duidelijk dat ze moeten loslaten en zich geen zorgen moeten maken.

"Die nieuwe"

Je mist je collega die er niet is? Dat is normaal. Maar zorg dat je hierdoor je nieuwe collega niet onzeker maakt. Een nieuw job met nieuwe collega’s en nieuwe taken is soms beangstigend. Maak het je nieuwe collega niet onnodig moeilijk.

Last van?

Heb je last van het hoge verloop in je organisatie? Laat het je leidinggevende weten. Misschien wisten ze niet dat dit stoorde, of kunnen ze je helpen meer stabiliteit te vinden in je team en ontslaan van een paar inwerktaken.

Maak het je vervanger makkelijk

Word je zelf vervangen en weet je dit op voorhand? Zorg voor duidelijke richtlijnen voor de nieuwe collega. Zo maak je het jouw vervanger makkelijker en verkleint de kans dat het in de soep loopt terwijl jij weg bent. Dan kan je later rustig terug aan de slag zonder eerst allerlei brandjes te moeten blussen. En word je meer met rust gelaten in je afwezigheid.

Vervanging als opstap naar een vaste job

Doe je zelf een vervanging? Heb je als vervanger interesse in een vacature nu, of in de toekomst? Laat het je leidinggevende of directie weten. Wie weet wordt dit toch je toekomstige werkgever, of hebben zij weet van een vacature in een andere organisatie.

Leerrijk voor de vertrekker

Vertrek je zelf? Ga in op de uitnodiging voor een exit-gesprek. daar leer je veel bij over jezelf. Dat kan je helpen bij verdere keuzes in je loopbaan. Je leert bij over je sterke en verbeterpunten. Die van de organisatie kan je op dat moment ook aanbrengen.

Peter- of meter?

Pak het zo goed mogelijk aan met onze tips.

Inwerken is werken

Maak een juiste inschatting van de workload die hoort bij het inwerken. Vergeet niet dat het werk voor een nieuwe medewerker meer tijd vraagt, dan voor een oude. En denk ook aan de collega's die deze persoon zullen inwerken. Ook dat kost tijd.

Een persoonlijke aanpak

Ook bij korte samenwerkingsverbanden blijft een persoonlijke aanpak belangrijk. Het onthaalbeleid en de afspraken tussen collega’s helpen hierbij.

Goed informerern

Bereid de komst van de nieuwe collega goed voor. Selecteer de relevante items uit het onthaalbeleid en zorg er voor dat deze persoon de juiste informatie krijgt.

Onthaalbeleid afgerond?

Komt er na een vervanging een vaste plaats vrij voor de vervangende medewerker? Bekijk welke elementen uit het onthaalbeleid nog niet werden doorgegeven.

Schuiven met taken

Zit er een vervanging, bijvoorbeeld door een ouderschapsverlof, aan te komen? Bereid dit zo goed mogelijk voor. Bekijk welke taken de vervangende medewerker zal uitvoeren. Dat hoeven niet noodzakelijk de taken van de medewerker die uitvalt te zijn. Je kan binnen het team kijken naar alle taken en hier diegene selecteren die vlotter onder de knie te krijgen zijn. Je medewerkers uit je vaste team kunnen dan de taken overnemen die lastiger zijn, aangezien ze waarschijnlijk meer voeling hebben met wat voor hen ligt.

Ondersteunen van vaste medewerkers

Heb je veel tijdelijke medewerkers? Ondersteun je blijvende medewerkers extra goed en erken dat dit lastig kan zijn.

Rond mooi af

Is de vervanging afgelopen? Zorg voor een mooie afronding. Zo krijgt deze persoon erkenning voor het geleverde werk. Bovendien laat je zo een mooie indruk na. De laatste momenten in een organisatie blijven je bij. Die laatste indruk is belangrijk voor je imago en misschien wil je wel dat de vervanger op de volgende vacature in je organisatie solliciteert?

Leren van vervangers

Van vervangers kan je erg veel leren over je organisatie. Strik hen voor een eerlijk exitgesprek.

Noden in kaart brengen

Breng de noden op voorhand in kaart. Weet je wanneer vervanging nodig zal zijn? Eens voor iedereen duidelijk is welke nodig zich wanneer zullen voordoen, kan je op tijd voorbereidingen treffen.

Tijdelijke medewerkers goed ontvangen

Zorg ook voor medewerkers die er maar tijdelijk zullen zijn voor een goed uitgewerkt onthaalbeleid. Geef hierin duidelijk weer welke basis élke medewerker moet krijgen.

Continuïteit in het medewerkersbestand

Streef naar continuïteit in het medewerkersbestand. Probeer bijvoorbeeld dezelfde interim-medewerkers te pakken te krijgen (voor dezelfde afdeling). Hiervoor kan je een interimbeleid uitwerken.

Vervanger op sleeptouw nemen

Laat de vervanger even meelopen in overlap met de medewerker. Dat kan ook via een vrijwilligerscontract als de persoon werkloos is voor de start.

Bekende arbeidskrachten

Probeer een ex-stagiair of een vorige vervanger te strikken voor je nieuwe vervanging. Die kent het werk en de collega’s al een beetje. Zijn er meerdere vervangingen? Zet deze persoon op de afdeling die ze al wat kent.

Vervanger analyseren

Wees toch nog kritisch als je een vervanger laat overgaan in een vast contract. Voldoet deze persoon écht aan de eisen die je stelt bij een vacature, of vind je dit makkelijker? Houd de kwaliteit van je dienstverlening en de inhoud van de functie zelf in de gaten.

Aanwerven van vrijwilligers

Onvoorziene omstandigheden? Als je al werkt met vrijwilligers in de organisatie kan je die persoon misschien aanwerven.

Vervang genoeg

Je redt het misschien even als iedereen alle hens aan dek moet zetten. Maar op de toppen van je tenen lopen lukt maar even voor iedereen volledig uitgeput is.