Wat is een team?

Een groep medewerkers vormt niet automatisch een team. Een echt team heb je wanneer medewerkers een opdracht en gemeenschappelijk doel hebben dat ze behalen door gecoördineerd samen te werken. 

Lencioni omschrijft vijf gevaarlijke valkuilen voor teamwerking:

  • Er is geen vertrouwen tussen teamleden. Elkaar kunnen aanspreken en feedback geven is belangrijk in een team. Maar dan moet er wel sprake zijn van wederzijds vertrouwen, respect en openheid. Open communicatie helpt om duidelijke werkafspraken te maken.
  • Teamleden zijn bang voor conflicten. In een goed team kan een openlijke strijd over nieuwe ideeën.
  • Er is niet genoeg betrokkenheid. Eenieder is best op de een of andere manier betrokken bij beslissingen en de opmaak van actieplannen.
  • De collega’s mijden verantwoordelijkheid. Het is belangrijk dat elk teamlid het doel helder voor zich ziet, en daarin ook het eigen aandeel opneemt.Met een goede en duidelijke taak- en rolverdeling behaalt iedereen het teamdoel. Bij de verdeling van taken en teamrollen kijk je best naar waar iedereen goed in is en wat hij of zij graag doet.Teamleden moeten elkaar ook kunnen aanspreken op hun verantwoordelijkheden. Dat is allesbehalve evident, maar rolduidelijkheid helpt je al een stuk verder.

Het ideale team heeft tussen de 8 en 10 medewerkers:

Is een team toch groter? Besteed dan aandacht aan structuur en procedures om ervoor te zorgen dat dit team toch vooruit komt.

Tips

Klik op een rol in de organisatie om alleen de tips voor leidinggevenden, medewerkers of organisaties te zien. 

Open communicatie en goede feedback

Goede samenwerken vraagt om een open communicatie en goede feedback. Zet hier met je hele team op in.

Iedereen heeft een eigen rol

Binnen het team neemt ieder een bepaalde rol op. Doe de Belbin-test en achterhaal welke teamrol jij opneemt. Door deze test krijg je inzicht in hoe je zelf werkt, welke taken jij – misschien onbewust – opneemt en hoe je collega’s naar jou kunnen kijken. Als je collega’s deze test ook doen, dan wordt duidelijk hoe jullie samen werken.

Zorg voor vertrouwen

Teams zonder vertrouwen geven zich niet over aan ongeremde hartstochtelijke debatten over ideeën. Ze beperken zich tot versluierde discussies en commentaren. Vertrouwen is een belangrijke basis voor goed teamwerk. Schuif dit niet zomaar aan de kant om je enkel te wenden tot praktische, tastbare afspraken. Werk echt aan het vertrouwen in je team.

Conflicten zijn onvermijdelijk

Besef dat conflicten nu eenmaal bij samenwerken horen.

Nood aan specifieke vaardigheden

Werken in team lijkt de standaard. Toch vraagt dit van jou als medewerker een heleboel specifieke vaardigheden. Feedback geven en krijgen, beslissingen nemen als team zijn hier voorbeelden van. Het is belangrijk dat je hier bewust mee bezig bent. Zet hier op in en bekijk met je leidinggevende of je hier opleiding rond kan krijgen.

Diversiteit

Rond samenwerken in team is heel wat te doen. Het is niet altijd makkelijk. En daarin speelt diversiteit zeker ook een rol. Het kan moeilijker samenwerken zijn met iemand waar je jezelf moeilijker in herkent.Bekijk hier onze tips rond omgaan met diversiteit.

Wees betrokken bij je team

Neem je verantwoordelijkheid op en draag bij aan het resultaat.

Stap 1. Luister

Luister naar elkaars mening. Ga dan eventueel een gesprek aan en kom op voor je mening. Zo toon je betrokkenheid bij het teamproject.

Focus op de teamontwikkeling

Zet niet enkel in op de ontwikkeling van de individuele medewerker, focus ook op de teamontwikkeling. Dit kan door:

  • Het achterhalen van de teamrollen. Met de Belbin-test kom je te weten welke teamrollen er aanwezig zijn. Bekijk op welke manier medewerkers verder kunnen groeien in de verschillende teamrollen die ze opnemen. Meer weten over de teamrollen van Belbin? Bekijk de uitleg bij ‘teamrollen’.
  • Het teamontwikkelingsplan. Stel ontwikkeldoelen, en hoe je ze bereikt. Omschrijf ook wie welke rol en verantwoordelijkheid heeft en wat jou aandeel als leidinggevende hier in is.
  • Organiseer een teambuildingsactiviteit. Zo werk je aan de interpersoonlijke en oplossingsvaardigheden van een team. Doe een teambuilding niet enkel bij conflicten. Het is ook een manier om goede samenwerking verder aan te scherpen en een blijk van waardering te geven.
  • Laat je medewerkers groeien in hun teamcompetenties: communicatie, feedback geven en ontvangen, verantwoordelijkheid en initiatief nemen, besluitvorming, conflicthantering, en talentontwikkeling. Bekijk hier de mogelijkheden.
​Laat je manier van leiding geven afhangen van het team

De maturiteit van een team bepaalt hoe je de zaken het best aanpakt. Een ‘jong’ team heeft nood aan richting, duidelijkheid en sturing. Naarmate het team zich verder ontwikkelt, trek je je als leidinggevende meer terug en ga je van een sturende naar een coachende stijl over. Bekijk hier meer informatie over stijlen van leiding geven.

Herhaalde conflicten?

Zijn er herhaaldelijke conflicten binnen een team? De kans is groot dat een gebrek aan rolduidelijkheid hier aan de basis ligt. Pak dit onmiddellijk aan.

Reflecteren over het functioneren

Neem regelmatig de tijd om met je team te reflecteren over hun functioneren. Zo zorg je voor een betere planning en leer je uit fouten.

  • Dit kan tijdens een teamfunctioneringsgesprek.
  • Of als vast punt op een vergadering. 
    • Je kan bijvoorbeeld aan de start van elke vergadering even de temperatuur opmeten: loop elk teamlid af en vraag hoe goed hij zich deze week voelde in het team. Je kan dit met een open vraag, als je voelt dat er al veel vertrouwen is, of met een hulpmiddeltje zoals een verkeerslicht (groen, oranje of rood) of thermometer (warm, fris, onder het vriespunt,...).
    • Je kan elke vergadering overlopen hoe iedereen kijkt naar de werking. Gebruik plussen en minnen of ga de creatieve toer op: laat medewerkers de propere en de vuile was uithangen aan een echte wasdraad.
Open communicatie en feedback

Open communicatie en feedbackcultuur draagt bij aan een goede teamwerking. Zorg daarom voor korte en directe communicatielijnen zodat je misverstand en onduidelijkheden voorkomt. Geef zelf ook het goede voorbeeld op vlak van feedback geven.

Alles heeft tijd nodig

Een geweldig team heb je niet op een week tijd. Alles heeft tijd nodig. Ook dit. Het duurt even vooraleer teamleden elkaar kennen en weten wat ze aan elkaar hebben.

Bewaak de kwaliteit van de werkrelaties

Bewaak de kwaliteit van de werkrelaties:

  • Is er respect en wederzijds ondersteuning?
  • Luistert men naar elkaar?
  • Is er een feedbackcultuur aanwezig?
Nood aan autonomie

Een goed functionerend team heeft nood aan autonomie. Niet enkel om de taak tot een goed einde te brengen, maar ook voor het oplossen van problemen en het zoeken naar nieuwe antwoorden.

​Draag bij aan een sfeer van vertrouwen

Teams zonder vertrouwen geven zich niet over aan ongeremde hartstochtelijke debatten over ideeën. Ze beperken zich tot versluierde discussies en commentaren.

Stimuleer betrokkenheid

Als teamleden hun mening niet kunnen uiten tijdens open debatten dan engageren zij zich zelden tot nooit. Zij staan ook niet achter besluiten, ook al hebben ze hier tijdens vergaderingen hun instemming voor gegeven.

Heldere teamdoelstellingen

Zorg voor heldere teamdoelstellingen door een antwoord te formuleren op de vraag:

  • Wat willen we als team bereiken?
  • Hoe gaan we dit doen?
  • Sluit dit alles aan bij de organisatiedoelstelling?

Vertaal de teamdoelen naar concrete taakafspraken en werkprocedures. Een teamdoelstelling geeft bestaansrecht en identiteit aan een team. Daarom dient deze doelstelling gedragen te worden door alle teamleden.

Teamsamenstelling

Zorg voor een goede teamsamenstelling qua grootte, persoonlijkheden en kunde. 

  • Het ideale team heeft tussen de 8 en 10 medewerkers. Is een team toch groter, besteedt dan aandacht aan structuur en procedures om ervoor te zorgen dat dit team toch vooruit komt.
  • Zorg voor genoeg diversiteit in je teams qua rollen, kennis en persoonlijkheden en talenten. Werf je een nieuwe collega aan? Durf ook eens vragen waar het hen aan ontbreekt? Misschien zoekt een chaotisch team net een collega die hen erop aanspreekt als ze beter moeten structuren of plannen. Of kijkt een rommelig team wel uit naar een netter tegengewicht.
Elkaar kennen

Zorg dat teams elkaar kennen en dat ze weten waarvoor ze op elkaar kunnen terugvallen. Hiervoor zijn informele momenten samen essentieel.

Zorg er voor dat teamleden elkaar aanvullen

Goed functionerende teams bestaan uit medewerkers die elkaar aanvullen en een beetje uitdagen.

Langdurige afwezigheden

Een team kan al eens geconfronteerd worden met langdurige afwezigheden. Bepaal op voorhand hoe je hier als organisatie mee omgaat: wat kan wel en niet op vlak van vervanging? Wacht niet met het uitwerken van een vervangbeleid totdat er effectief medewerkers voor een lange tijd afwezig zijn.

Teamrollen

Teamleden hebben de neiging om steeds dezelfde rollen op te nemen. Handig, want hierdoor weet je steeds wat je aan elkaar hebt. Belbin onderscheidde acht teamrollen. Ze omschrijven het stereotiep gedrag en de bijdrage die de rol levert aan de samenwerking.

De teamrollen van Belbin zeggen iets over de gedragsrol die iemand opneemt binnen een team. Ze zeggen niets over de vakinhoudelijke en organisatorische rol die een medewerker opneemt in zijn team. De functie en de teamrol sluiten wel best bij elkaar aan. Een team waarin verschillende rollen wordt opgenomen, is succesvoller.

In praktijk nemen medewerkers verschillende teamrollen op zich. De teamrol die je opneemt ligt best zo dicht mogelijk bij jouw talenten, kennis en persoonlijkheid.

 Bekijk eens met je team wie welke rollen opneemt:

  • De zorgdrager heeft oog voor kwaliteit en een neus voor risico en gevaar. De zorgdrager maakt met de grootste zorgvuldigheid de dingen af. Ze zijn goed in het vooruitplannen van de zaken. Zien niets over het hoofd, en voeren alles gedetailleerd uit. Zorgdragers hebben een sterke zelfbeheersing en –discipline. Ze komen kalm en onverstoorbaar over, maar dragen hun gespannenheid van binnen.
  • De groepswerker is de smeerolie van het team. De groepswerker is een vriendelijk en gevoelig persoon met veel belangstelling in mensen en gericht op interactie en communicatie. De groepswerker is de teamrol die bij conflict en onenigheid een goede invloed heeft op de teamgeest.
  • De vormer brengt met zijn doelgerichtheid, gedrevenheid en nervositeit het team in beweging. De behoeften om te presteren motiveert hen. Ze genieten van het duel en de strijd. Een vormer is eerder een gespannen, extraverte persoon die over reageert bij teleurstellingen en irritaties. Maar tegelijk is deze persoon ook veerkrachtig, onbevreesd en vastberaden in de omgang met personen.
  • De voorzitter is een eerder dominant figuur met een morele betrokkenheid. Iemand die kalm en onverstoorbaar is, en met een praktische en realistische instelling te werk gaat. Deze persoon is van nature uit enthousiast en weet anderen met zijn enthousiasme te motiveren. Een voorzitter toont waardering voor mensen die hun doel behalen en doorzetten. Toch is de voorzitter geen extravert persoon. Hij of zij is in sociale omgang eerder gereserveerd en afstandelijk.
  • De plant is een eerder introverte, creatieve intellectueel die zorgt voor creatieve oplossingen en vernieuwingen binnen het team. Om hun talenten optimaal in te zetten is het belangrijk dat zij hiervoor de tijd en de ruimte krijgen.
  • De monitor analyseert en objectiveert. Ze maken goede een afgewogen oordelen die rekening houden met alle factoren. De monitor is belangrijk voor teams die zich toeleggen op met complexe projecten en besluitvormingsprocessen. Een typische monitor is eerder een serieuze en wat voorzichtige persoon.
  • De bedrijfsvoerder zet zich praktisch en realistisch in voor de organisatie zonder eigenbelang na te streven. Het is een gedisciplineerd persoon die het werk oppakt. Hiervoor maakt een bedrijfsvoerder vaak gebruik van overzichten en lijsten.
  • Een brononderzoeker is nieuwsgierig, enthousiast en geïnteresseerd in nieuwe ideeën. Ze durven al eens andermans ideeën over te nemen en te ontwikkelen. Een brononderzoeker is een geboren netwerker die zoekt wat er speelt en is goed in het stellen van doordachte vragen. Het is een ontspannen en extravert persoon die weinig stress ervaart.

Teamontwikkeling

Tuckman onderscheidt vijf ontwikkelstadia. Een goed team doorloopt al deze fases alvorens goed te functioneren. Als er iets (of net niets) gebeurt, is het mogelijk dat een team terugvalt in een vorig stadium. En niet elk bestaand team is een goed team. De meeste teams blijven steken in één van de eerste drie fases. Hierdoor ontwikkelen ze afspraken en gedragsregels die vaak contraproductief werken.

1. Vormfase

Individuele rollen en posities liggen nog niet vast. Het groepsgevoel ontbreekt. Veel groepsleden zijn afwachtend. Er is veel onzekerheid over hoe de groep zal samenwerken en wie welke rol zal opnemen. Gevoelens van onzekerheid en bezorgdheid kunnen in deze fase opduiken.

Leidinggevenden hebben in deze fase niet alleen de taak om het team bij elkaar te brengen. Omdat teamleden vooral sturing en duidelijkheid verwachten van jou verwachten, geef je als leidinggevende in deze fase nog veel sturing. Zo zet je in op vertrouwen en psychologische veiligheid. 

2. Stormfase

Het team wint aan vertrouwen. Individuele teamleden durven zich uit te spreken naar elkaar en de leidinggevende. In deze fase kan het al eens komen tot conflicten over de manier van samenwerken, interpersoonlijke relaties, en het teamdoel.

Als leidinggevende heb je een begeleidende rol in deze fase. Stimuleer teamleden om uit te komen voor hun mening. Neem een neutrale houding aan bij deze conflicten. Om te evolueren naar de volgende fase is het belangrijk dat teamleden zelf hun conflicten leren oplossen.

3. Normfase

Het team heeft een meer volwassen manier van samenwerking gevonden waardoor de samenwerking vlotter verloopt. Groepsleden groeien dichter naar elkaar toe, en het team start met de ontwikkeling van een eigen identiteit. Ook regels, methodes voor samenwerkingen, en het gemeenschappelijk teamdoel worden verder bepaald.

In deze fase geef je als leidinggevende meer autonomie aan het team. Je blijft wel "in de buurt", om eventuele problemen mee op te lossen. Een participatieve leiderschapsstijl is wenselijk.

4. Prestatiefase

Pas in deze fase is er sprake van een team. Teamleden vullen elkaar aan en werken samen aan een gemeenschappelijk teamdoel. Het team heeft zijn bekwaamheid bewezen en kan zelfstandig overleggen en knopen doorhakken. Dat zorgt er voor dat teamleden in staat zijn om zelfstandig te werken.

Als leidinggevende delegeer je en leg je de focus op de omgeving waarin het team functioneert.

5. Afscheidsfase

Als de reden voor het bestaan van het team wegvalt, het project is bijvoorbeeld afgerond, eindigt de samenwerking en dus ook het team. Teamleden nemen afscheid en zorgen voor een mooie afronding. Als leidinggevende moet je aandacht geven aan de ontmanteling van het team.


Iedere fase heeft zo zijn eigen kenmerken.Gebruik de checklist en achterhaal in welke fase jouw team zich bevindt.

Tools

De 5 frustraties van teamwork

Het boek De vijf frustraties van teamwork van Lencioni is een aanrader. Hier vind je alvast een korte samenvatting.

Download file