Zelfsturing en zelforganiserende teams

Wat is een zelfsturend team?

Een zelfsturend team is:

• Een groep werknemers
• in vast werkverband en met constante samenstelling
• met breed inzetbare teamleden
• die verantwoordelijk zijn voor het uitvoeren, regelen, evalueren, analyseren en verbeteren van een duidelijk afgeronde taak
• en hiervoor de nodige middelen ter beschikking hebben.

Er zijn best zo weinig mogelijk hiërarchische schakels tussen teams en directie. Leden van een zelfsturend team beschikken namelijk over de nodige kennis en bevoegdheid om hun werk onderling te organiseren en problemen op te lossen. De klassieke gezagsverhouding tussen werknemers en leidinggevenden wijzigt hierdoor grondig.

Om van een zelfsturend team te kunnen spreken moet aan volgende voorwaarden zijn voldaan:

• Tussen de 4 en de 20 medewerkers
• Een duidelijk en afgebakend takenpakket met onderlinge afhankelijkheid
• Breed inzetbare teamleden
• Elk team heeft een eigen identiteit
• Voldoende beslissingsbevoegdheid voor het team
• Duidelijke verantwoordelijkheden 

Een zelfsturend team moet groot genoeg zijn om hun taken zonder problemen aan te kunnen en klein genoeg om onderling gemakkelijk te kunnen afstemmen. 4 leden is het minimum en 20 leden het maximum. Idealiter bestaat een zelfsturend team uit 8 à 12 leden en dit voor:

• De onderlinge samenhang
• De snelheid van besluitvorming
• De betrokkenheid van de groepsleden
• De kwaliteit van de probleemoplossing
• De mate waarin teamleden flexibel kunnen inspelen op bezettingsproblemen
• Het evenwicht tussen individuele en teamprestaties

 Een volledig, logisch samenhangend takenpakket met meetbare resultaten en een gezamenlijke verantwoordelijkheid zijn belangrijk om ook echt zelfsturend te kunnen werken als team. De teamleden zijn onderling afhankelijk van elkaar.

Breed inzetbare collega’s zijn een grote troef om het werk vlot te laten verlopen. Ze zijn beter in staat om problemen op te lossen, taken over te nemen en ze kunnen snel en flexibel inspelen op veranderende omstandigheden. Bovendien zorgt het voor afwisseling in het takenpakket.

Het resultaat van het teamwerk is een afgewerkt geheel: een unieke, meetbare en zinvolle bijdrage van het team aan de realisatie van de organisatiedoelstellingen. Binnen de organisatie heeft elk team hierdoor een eigen rol en een eigen identiteit. Alle teams zijn gelijkwaardig.

Een team kan natuurlijk maar zelfsturend zijn als het voldoende autonomie heeft, dit wil zeggen als het zelf beslissingen kan nemen en de werkwijze bepalen. De gouden regel is ‘leg beslissingsbevoegdheid zo laag mogelijk in de organisatie’. Net zoals kinderen meer durven te spelen op een omheinde speelplaats, heeft een team wél duidelijke kaders nodig waarbinnen het mag opereren, in de vorm van doelstellingen en kwaliteitscriteria.

Bij zelfsturing neem je als team taken over die tot dan toe door de leidinggevende werden gedaan. Spreek deze (nieuwe) verantwoordelijkheden en bevoegdheden duidelijk af. Dit kan bijvoorbeeld door het vastleggen van rollen binnen de teams, het sterrolmodel . Door te kiezen om te werken met een ‘sterrol’ krijgt een medewerker een welbepaald belangrijk aandachtsgebied voor het team toegekend.

Waarom kiezen voor zelfsturende teams?

Organisaties kiezen voor zelfsturende teams omdat:

• Het past binnen het concept van innovatieve arbeidsorganisatie. Bekijk hier wat dat is en hoe je het aanpakt.
• Het medewerkers meer afwisseling en uitdaging in de job kan bieden.
• Je de talenten en competenties van medewerkers maximaal wilt inzetten.
• Je op die manier een vlakkere organisatie hebt, waarbij hiërarchie voor minder vertraging zorgt. Je kan gemakkelijker of sneller aan de vraag van  klanten, patiënten,… voldoen.

Wees je er van bewust dat de omslag naar zelfsturing enkele jaren kan duren. Het is niet iets dat je even snel uitrolt, maar een gezamenlijke zoektocht en vaak een proces van vallen en opstaan.

Valkuilen van zelfsturing

Bezint eer ge begint. Spring niet zomaar op de hype maar maak een weloverwogen beslissing met deze mogelijke valkuilen in je achterhoofd:

• Brede inzetbaarheid en flexibiliteit kunnen de kwaliteit van jobs verbeteren, zorgen voor werkzekerheid en bieden kansen om zichzelf te ontplooien.  Het kan ook ‘misbruikt’ worden en zorgen voor een lagere bezettingsgraad, stijgende werkdruk en een groeiend ongenoegen bij werknemers. Trap niet in deze val!
• De expertise die je nodig hebt om een team autonoom te laten draaien, moeten de leden van dat team zelf opbouwen, dat vraagt tijd.
• Leidinggevenden moeten verantwoordelijkheden afstaan, en dat valt sommigen zwaar. Zo kan het gebeuren dat een team niet de bevoegdheden krijgt om écht zelfsturend te werken.
• Niet elk team heeft het in zich om zelfsturend te worden en dat is ook niet nodig. Bekijk hierboven de voorwaarden.
• Niet iedereen verstaat hetzelfde onder zelfsturing en zelfsturende teams. Hierdoor dreigt het een concept te worden dat vele ladingen dekt. Als iedereen zijn eigen versie doorvoert vergroot de kans op ‘foute’ voorbeelden.
• Zelfsturende teams mogen niet gezien worden als kostenbesparing.  Het is niet de bedoeling ‘er gewoon een laag tussenuit te halen’.
• Werken in een zelfsturend team vereist een bepaalde mate van ‘maturiteit’. Niet elk team staat al voldoende sterk om positief met zelfsturing om te kunnen gaan. Een aantal elementen van deze ‘noodzakelijke’ maturiteit zijn:
  • Elkaar kennen.
  • Elkaar vertrouwen.
  • Verschillen durven benoemen en waarderen.
  • Kunnen en durven feedback geven en krijgen. 
  • Elkaars momenten van leiderschap gunnen en aanvaarden.   
  • Fouten zien als leermomenten.    

Tools