Verzuimgesprekken zijn gesprekken over afwezigheid door ziekte. Ze passen binnen een bredere visie op het aanwezigheidsbeleid van een organisatie en hebben er een specifieke plaats in.
Het initiatief voor verzuimgesprekken ligt in de eerste plaats bij de leidinggevende, maar ook een medewerker kan initiatief nemen.
Het verzuimgesprek verloopt anders als het eerder gaat om regelmatig, kort verzuim, dan wanneer we het hebben over iemand die langdurig afwezig was.
Er zijn verschillen momenten waarop gesprekken over ziek zijn worden gevoerd tussen medewerkers en leidinggevenden. Dat zorgt voor bepaalde nuances in gesprekken.
Als een leidinggevende merkt dat een medewerker zich niet 100% voelt in het werk is het goed om hierover een gesprek aan te gaan: een preventief signaalgesprek. Het doel van dit gesprek is:
Een medewerker meldt zich ziek. Een ziektemeldingsgesprek is correct en vriendelijk. Maak afspraken rond de afwezigheidsduur, het ziekteattest, de werkopvolging en over het verdere contact. Enkel wanneer de medewerker zelf signalen geeft over werkgerelateerde oorzaken is het gepast hier op in te gaan.
Bij langdurige afwezigheid is contactname gedurende de afwezigheid zinvol. Dit geeft de mogelijkheid om de dienst verder te regelen, om verdere afspraken rond contact te maken. Het is een moment om werkgerelateerde oorzaken te signaleren en het is een kans om werkhervatting voor te bereiden.
Plan in deze fases een werkhervattingsgesprek. De basis van een dergelijk gesprek is vertrouwen, ondersteuning en oprechte interesse. Het moet als doel hebben om het zelfrespect van de medewerker op peil te houden en een bereidheid om problemen aan te pakken. Bespreek samen het beeld die beiden hebben op de afwezigheid en de opvolging daarin, hoe herval te voorkomen en bezorg de medewerker relevante info om goed te kunnen hervatten.
Bij herhaalde afwezigheid is een verzuimgesprek op zijn plaats. Dat is een formeel gesprek dat een leidinggevende voert met een medewerker die reeds herhaaldelijk afwezig is geweest. In een verzuimgesprek bespreken medewerker en leidinggevende formeel de herhaaldelijke afwezigheid en gaan op zoek naar de werkgerelateerde oorzaken. Het doel is dat medewerker en leidinggevende samen toekomstgerichte afspraken maken.
Klik op een rol in de organisatie om alleen de tips voor leidinggevenden (rood), medewerkers (grijs) of organisaties (groen) te zien.
Vind je het lastig om jezelf ziek te melden? Ook al voel je je ziek, bereid je een beetje voor.
Stel je ziektemelding niet langer uit dan nodig omdat je er stress door voelt. Zo zorg je dat ze op het werk snel een oplossing kunnen vinden voor jouw afwezigheid. Bovendien zal je zelf beter kunnen rusten als je dat niet meer op je lijstje hebt staan.
Ben je erg emotioneel op het moment dat je je ziek moet melden, maar ben je verplicht dit telefonisch te doen? Je kan je leidinggevende een berichtje sturen en dit vermelden. Misschien kunnen jullie later even bellen, of mag je toch een paar dingen gewoon op mail zetten.
Als je lang ziek zal zijn, is het beter om contact te houden met het werk. Zo blijf je betrokken bij wat gebeurt en wordt de terugkeer makkelijker. Spreek af met je leidinggevende hoe jullie contact zullen houden. Je kan dit ook doen met collega’s.
Ben je zelf regelmatig ziek, of lang afwezig en vind je dit zelf vervelend? Je kan zelf het initiatief nemen om het hier even over te hebben met je leidinggevende. Zo kan je zelf een aantal zaken signaleren waar je zelf aan denkt. Problemen die je nu ervaart, problemen die je voorziet en oplossingen aanbrengen die jou, je leidinggevende en je team kunnen helpen.
Stel vragen op en gebruik een leidraad. Die kan je naast je leggen tijdens het gesprek zodat je er op terug kan vallen.
Om het gesprek mooi af te ronden kan je deze vragen stellen: hoe was dit gesprek voor jou? Wanneer spreken we elkaar hier terug over?
Je kan werkgerelateerde oorzaken van ziekteverzuim ontdekken door mogelijke probleemgebieden rond stress en overbelasting te bevragen. Je kan focussen op de 5 A’s:
Niet op alle aspecten van afwezigheid wegens ziekte kan je inspelen. Op veel gezondheidsklachten heb je zelf geen invloed. Je hebt wel invloed op de betrokkenheid bij de dienst en de drempels om afwezig te zijn of terug te keren na ziekte.
Een regel kan zijn om (indien gewenst door de medewerker) om de 14 dagen contact te houden bij langdurige afwezigheid en na 1 maand een huisbezoek te plannen (na afspraak en goedkeuring door de medewerker).
Volg een vorming rond de rol van een leidinggevende in verzuimbeleid. Zo kan je oefenen en sta je sterker in je schoenen.
Onthoud dat het voeren van een verzuimgesprek en je aan de regelmaat houden geen doel op zich is. Soms lijkt alles al gezegd. Durf dit benoemen, maar pols eens bij de medewerker of er niet toch nog een behoefte is naar een gesprek.
Komt er wat naar boven over het werk in het verzuimgesprek? Knap werk, dat was het doel van het gesprek. Vergeet niet hiermee aan de slag te gaan. Schuif dit niet te lang voor je uit, want dit tast de geloofwaardigheid van je gesprekken aan. En uiteraard wil je niet dat je medewerkers ziek worden door het werk.
Het is de bedoeling een klimaat te creëren waarin eventuele problemen in de werksituatie die verzuim in de hand werken aan het licht komen. Hou dat doel in gedachten in je gesprekken met een zieke medewerker of iemand die regelmatig ziek is.
Niet elk verzuim heeft immers dezelfde oorzaken. Stel hiervoor een verzuimbeleid op. Spreek daaringoed af wat verwacht wordt in welke fase van de ziekte en welk gesprek daarin gepast is.
Je kan zelf aan de slag gaan of je laten adviseren door bijvoorbeeld je externe dienst voor preventie en bescherming op het werk.
Een aanwezigheidsbeleid geeft een kader aan leidinggevenden en medewerkers. Het vergemakkelijkt de communicatie tussen beiden rond verzuim.
Niet op alle aspecten van afwezigheid wegens ziekte kan een organisatie inspelen. Op gezondheidsklachten heb je geen invloed. Je hebt wel invloed op de betrokkenheid bij de dienst en de drempels om afwezig te zijn of terug te keren na ziekte.
Vergemakkelijk met deze gesprekswijzer een verzuimgesprek of gesprek over een chronische aandoening.
Download file