Zelfroostering

Zelfroostering

Wat is zelfroostering?

In een notendop betekent zelfroosteren dat medewerkers verantwoordelijk zijn voor hun eigen uurroosters en dit binnen de normen die de organisatie oplegt (rekening houdend met het beleid van de organisatie, de CAO en de arbeidswetgeving). Hiervoor wordt gebruik gemaakt van gespecialiseerde software. Zelfroosteren is ontstaan in de zorgsector en past binnen zelfsturing.

Hoe werkt het?

Er bestaan verschillende manieren en gradaties van zelfroosteren. Allemaal gaan ze uit van het gegeven dat medewerkers worden aangesproken op een collectief verantwoordelijkheidsgevoel om de bezetting rond te krijgen. Deze bezettingsgraad (hoeveel medewerkers er op welk moment moeten zijn) wordt natuurlijk wél bepaald door de organisatie. De meest gebruikte/succesvolle manier van zelfroosteren omvat drie stappen:

1.  Het ideale uurrooster: Op basis van de bezettingsvereisten opgesteld door de leidinggevende, stellen de medewerkers hun eigen ideale uurrooster     samen. Hierbij moeten ze nog geen rekening houden met de anderen. Het is dan ook geen kwestie van ‘wie het eerst komt wie het eerst maalt’         (wat ook een variant van zelfroosteren kan zijn).
2. Het voorlopige uurrooster: Alle wensen worden bij elkaar opgeteld en er ontstaat een teamoverzicht. Nu gaat het erom het uurrooster rond te krijgen. Iedere medewerker maakt voor zichzelf uit of het mogelijk is om aanpassingen te doen ten opzichte van hun ‘ideale’ uurrooster. Het team heeft de gezamenlijke verantwoordelijkheid om de puzzel op te lossen door hier en daar te schuiven. In de praktijk blijkt dat aan het einde van deze fase 80 tot 90% van het uurrooster overeenstemt met de bezettingseisen.
3. Het definitieve uurrooster: Voor de ‘mismatches’ die overblijven is er een planner of teamleider die de knoop door moet hakken. Je kan er ook voor kiezen om de werknemers zélf de laatste knopen te laten doorhakken.  Om het samenstellen van het rooster te faciliteren kan de organisatie kiezen om te werken met een puntensysteem waarbij elke dienst een bepaald aantal punten heeft. Dit maakt objectief duidelijk welke collega aan de beurt is om roosterknelpunten op te lossen. 

Voordelen van zelfroostering

De (potentiële) voordelen van zelfroosteren zijn enorm:

• Het verhoogt de werknemerstevredenheid en de betrokkenheid van medewerkers.
• Het leidt tot een lager ziekteverzuim en hogere productiviteit.
• Het geeft een antwoord op de vraag van werknemers naar medezeggenschap en flexibiliteit.
• Het biedt de mogelijkheid om werk te organiseren rondom privé-aangelegenheden en draagt daarmee bij aan het vinden van een goede werk-privé balans.
• Ook voor de werkgever is er meer flexibiliteit omdat de bezettingseisen kunnen worden aangepast bij een piek in de werkzaamheden. Dit verhoogt bovendien de efficiëntie.
• Het maakt je een aantrekkelijkere werkgever.
• Medewerkers hebben meer grip op hun eigen werktijden.  
• Het betekent een enorme tijdsbesparing voor de persoon die verantwoordelijk is voor de opmaak van de uurroosters, meestal de direct leidinggevende.  
• Het houdt maximaal rekening met individuele ritmes en voorkeuren.  
• Er zijn minder verzoeken om met elkaar van dienst te ruilen.  
• Het past binnen levensfasebewust personeelsbeleid.

Bedenkingen bij zelfroostering

• Niet elke organisatie kan aan de slag met zelfroosteren.  De medewerkers moeten iets te kiezen hebben natuurlijk, en het moet passen bij de organisatie van het werk. In een 9 to 5 job is er geen ruimte voor zelfroosteren, dat spreekt voor zich. In de zorgsector – met zijn flexibele uurroosters - wint zelfroosteren aan populariteit.
• Medewerkers hebben tijd nodig om te wennen aan het nieuwe systeem. Aanvankelijk kan er weerstand optreden. Hou zeker rekening met de ‘voorwaarden voor een succesvolle verandering.' Je hebt een goede en betrouwbare softwarepartner nodig.
• Zelfroosteren betekent tijdswinst voor de planner maar niet voor de medewerkers. Zij zijn net méér bezig met het rooster en moeten met elkaar in overleg gaan.
• Het systeem doet beroep op het gevoel van verantwoordelijkheid en collegialiteit bij de medewerkers. Voor een team in conflict is dit een hele opgave.