het werk

Wat maakt werk moeilijk of makkelijk?

Er zijn een aantal eigenschappen van taken die hen complex of net niet complex maken. De complexiteit hangt af van verschillende dimensies:

  • Het aantal subtaken of de omvang ervan.
  • De hoeveelheid variatie in taakaspecten.
  • De mate waarin er sprake is van mismatching of conflicten tussen taakaspecten, bijvoorbeeld tussen gevraagde kwaliteit en beschikbare tijd of tussen kwaliteit en hoeveelheid.
  • De mate waarin taakaspecten kunnen veranderen in de tijd en onverwachte elementen kunnen opduiken, bijvoorbeeld nieuwe eisen van klanten, extra informatie waar mee moet rekening gehouden worden.
  • De onderlinge afhankelijkheid van taakaspecten.
  • De aanwezigheid van overbodige of overlappende taken.
  • De mate waarin taakaspecten duidelijk en ondubbelzinnig zijn, bijvoorbeeld de doelen zijn vaag, het pad van start naar einddoel is onduidelijk.
  • De feitelijke afstemming tussen de subtaken en de tijd die hiervoor wordt verstrekt.
  • De mate waarin bepaalde taakaspecten onbetrouwbaar zijn, bijvoorbeeld er is verkeerde informatie is gegeven.

Een complexe taak is een taak:

  • die bestaat uit veel verschillende acties.
  • die veel vaardigheden en kennis vereist.
  • waarbij meerdere mensen betrokken zijn en dus veel afstemming vereist is.
  • waarbij in de loop van een taakuitvoering nog elementen kunnen wijzigen.
  • waarvoor er een beperkte tijd voorzien is.
  • waarin er een grote afhankelijkheid is tussen subtaken.

Tips

Klik op een rol in de organisatie om alleen de tips voor leidinggevenden, medewerkers of organisaties te zien. 

Afstemmen met leidinggevende

Is je werk té makkelijk of té moeilijk? Praat erover met je leidinggevende. Zijn er mogelijkheden om de verhouding of de afwisseling tussen moeilijke en makkelijke taken te verbeteren? Durf ‘out of the box’ te denken en los te komen van hoe jullie nu werken. Gooi je spontane ideeën niet direct weg. Onderzoek ze en vraag je collega’s om hun mening. Bekijk al eens welke loopbaanmogelijkheden er voor jou zijn.

​Te makkelijk werk?


  • Pas op voor verveling en bore-out.
  • Daag jezelf uit. Zelfs als je je werk dodelijk saai vindt zijn er manieren om jezelf uit te dagen. Probeer je werk bijvoorbeeld binnen een bepaalde tijd af te ronden, probeer de kwaliteit omhoog te brengen, of daag jezelf uit om meer gedaan te krijgen dan normaal.
  • Richt je op je collega's. Veel mensen vinden hun werk niet zo bijzonder, maar verklaren dat het leuke team ze gemotiveerd houdt. Investeer in de banden met je collega’s. Je werk wordt leuker als je aangename contacten hebt.
  • Neem initiatief. Misschien kan je een ‘extra’ klus aanpakken? Zoals het organiseren van de nieuwjaarsreceptie, of het ontwikkelen van een intern project, of een collega/dienst met veel werk helpen.
Situatie omdenken

Als je je werk niet kunt veranderen, verander dan de manier waarop je er naar kijkt. Bedenk hoe je jouw situatie kan omdenken. Dit is een denktechniek die bestaat uit 2 stappen:

  • Maak van een probleem een feit.
  • Zoek uit naar hoe de feiten een voordeel kunnen worden en mogelijkheden bieden.
Te moeilijk werk?

  • Pas op voor stress en burn out.
  • Deel je taken op in kleinere, werkbare stukken.
  • Werk met to-do-lijstjes. Maak een onderscheid tussen het aanleggen van een inventaris, de lijst waarop je ALLES schijft wat je nog te doen hebt en een takenlijst. Met de inventaris creëer je een overzicht van wat je allemaal moet doen. De takenlijst is het beperkte lijstje dat je elke dag maakt met daarop je 3 – 4 belangrijkste taken voor die dag.
  • Vraag hulp. Zoek in je omgeving naar mensen die de juiste expertise hebben om je te helpen.
  • Bekijk of meer afwisseling een oplossing kan zijn. Plan bijvoorbeeld een uitdagender taakje tussen een dag saai werk. Als je even iets anders gedaan hebt, kan je er nadien beter tegen. Hetzelfde geldt voor heel moeilijke taken. Ruim tussendoor even op, of doe en ander taakje waar je je snel van af kan maken. Klik hier voor meer tips rond taakvariatie.

Manage de taakcomplexiteit

Wil je werkbaar werk creëren dan is het belangrijk om het werk zo in te richten dat de taakvereisten afgestemd zijn op de taken van een functie/team/afdeling. Een goed job design zorgt ervoor dat je als organisatie meer vervullend werk kan aanbieden én dat het werk effectief wordt georganiseerd.

Taakcomplexiteit aanpakken

Het verbeteren van ‘taakcomplexiteit’ is in de praktijk niet zo vanzelfsprekend. We werken in onze sector met vrij afgebakende, welomschreven taak- en functieprofielen. Sleutelen aan taken van één medewerker heeft dikwijls effect op vele anderen. Bedenk dat kleine inspanningen reeds veel kunnen betekenen. De principes en goede praktijken van Innovatieve arbeidsorganisatie bieden inspiratie.

Taakcomplexiteit bespreken

Bespreek de taakcomplexiteit met je medewerkers. Vraag hen hoe ze hun werk ervaren. Is dit problematisch? Luister eerst en zoek dan samen creatieve oplossingen. Bekijk samen de loopbaanmogelijkheden.

Te weinig taakcomplexiteit?

Het kan lastig zijn om werknemers met een standaardpakket uitdagend werk te bieden. Bekijk de mogelijkheden om het werk boeiender te maken. Dit kan door:

  • Taakverruiming: het uitbreiden van het aantal taken waaruit een functie bestaat (bijvoorbeeld door taken uit de procesvoorbereiding of uit de ondersteunende diensten te verschuiven).
  • Taakrotatie: het ruilen van taken volgens een bepaald tijdschema.
  • Taakverrijking: het toevoegen van taken van een hoger niveau (bijvoorbeeld het toekennen van tekenbevoegdheid, het verdelen en coördineren van het werk van collega’s).

In het concept van innovatieve arbeidsorganisatie vind je meer inspiratie.

Denk ruim en los van functies

Denk bij taken heel ruim en los van functies. Het kan ook om kleine ‘projectjes’ gaan die je kan toevertrouwen aan een medewerker, bijvoorbeeld het organiseren van de jaarlijkse teamuitstap, het regelen van een teamopleiding of het maken van een brochure. Tracht hierbij rekening te houden met volgende elementen:

  • Speel in op de talenten van de medewerker voor het maken van een nieuwe website of logo, een interne of externe stage doen met een specifiek doel, een nieuwe medewerker coachen, …
  • Biedt leer- en ontwikkelmogelijkheden aan.
  • Versterk de groepsband. Een goede sfeer en teamspirit is belangrijk. Als leidinggevende kan je een belangrijke stempel drukken op de sfeer:

    • door regels op te stellen over hoe respectvol omgaan met elkaar op de werkplek (bijv. pesterijen op de werkvloer kunnen niet).
    • door zelf een rolmodel te zijn voor de manier waarop er met elkaar wordt omgegaan.
    • door voldoende momenten van overleg en samenzijn in te lassen.
    • door over taken met elkaar mee te denken.
    • door ontspannende activiteiten op te zetten.
Te hoge taakcomplexiteit?
  • Maak het werk simpel. Dit kan door het werk anders te structureren en opnieuw te verdelen. Of door het inzetten van ondersteunende tools (bijvoorbeeld automatisering, aanschaf bepaalde programma’s, outsourcing….).
  • Voorzie ondersteuning en een leerperspectief. Kan een opleiding of een dag meelopen met een collega helpen? Luister wanneer een medewerker met vragen over een opdracht naar je toekomt. Geef medewerkers voldoende feedback. Geef hen tijd en ruimte om te leren. Zoek samen naar verbetermogelijkheden.
  • Laat je medewerkers niet verdrinken. Medewerkers zijn vaak bereid om taken op zich te nemen waarvoor ze eigenlijk niet geschikt zijn. Het is niet evident om zelf aan te geven dat iets boven je mogelijkheden ligt. Wie wil nu expliciet aangeven dat hij ergens niet toe in staat is?

Bepaalde noden?

Heeft een medewerker bepaalde noden rond taakcomplexiteit? Bekijk samen de loopbaanmogelijkheden.

Hoe wordt taakcomplexiteit ervaren?

Er zijn dus heel wat aspecten van een taak die hem objectief complex maken. Maar hoe iemand dit ervaart, hangt niet noodzakelijk samen met die objectieve moeilijkheidsgraad. De 2 zijn uiteraard verbonden met elkaar maar zijn niet noodzakelijk hetzelfde. Medewerkers reageren heel verschillend op taakaspecten. Ze kunnen verschillende interesses hebben en de één kan meer verdragen dan de ander. Zo houden sommigen van strikte deadlines en ervaren ze dat motiverend. Terwijl anderen dit juist heel stresserend vinden.

De impact van taakcomplexiteit

Taakcomplexiteit is één van factoren die vaak bepalend blijkt te voor werknemers om langer te willen werken. De impact hiervan loopt in een richting die velen misschien niet zouden verwachten: hoe meer complexiteit mensen te verwerken krijgen hoe meer goesting ze hebben om die job langer te blijven uitoefenen. Die complexiteit bepaalt in zekere mate de zinvolheid van het werk en bepaalt ook de mate waarin medewerkers in hun werk de kans krijgen te blijven leren en zichzelf te ontplooien.

Wanneer een taak té gemakkelijk of té moeilijk is zullen de prestaties laag zijn. Wanneer de taakcomplexiteit gemiddeld of uitdagend is zullen de prestaties toenemen.


Figuur: de relatie tussen taakcomplexiteit en prestatie