Even geduld.
We laden de meer dan 1000 tips in.



Bekijk hier meer dan 1000 tips over werkbaar werk. Klik bovenaan op één van de thema's om alle tips rond onze hoofdthema's te zien. Klik op een rol in de organisatie om alleen de tips voor leidinggevenden, medewerkers of organisaties te zien.

Grenzen

Moeite met grenzen stellen? Zorg voor rolduidelijkheid.

Hoge lat

Leg je voor jezelf de lat vrij hoog? Speelt jouw persoonlijkheid mee?

Morele stress

Voldoet de dienstverlening niet aan je eigen verwachtingen? Klik hier voor meer informatie over morele stress.

Planning

Kan je planning beter? Vraag raad aan collega's, je leidinggevende of bekijk opleidingsmogelijkheden.

Evenwichtige werkverdeling

Werk je in team? Probeer tot een evenwichtige werkverdeling te komen.

Stress

Last van stress? Ontdek hier onze tips.

Efficiënt

Leer efficiënter werken door een vorming, training of opleiding. Leer bijvoorbeeld beter plannen, softwaremogelijkheden, efficiënt mailen,

Vlot vergaderen

Zorgen veel vergaderingen voor een te hoge werkdruk? Deze vergadertips helpen je om je overlegmomenten beter aan te pakken.

Administratie

Veel administratie? Misschien is een software-opleiding wel een echte aha-ervaring waardoor je fluitend achter je bureau zit. De collegas gaan jou als tipgever aanbidden!

Voorbeeldfunctie

Wees je bewust van je voorbeeldfunctie. Wees je daarvan bewust bij wat je zegt en wat je doet. Jij bepaalt in grote mate de organisatiecultuur. Dat betekent dat je een grote impact hebt op de bespreekbaarheid van werkdruk en de gevolgen ervan.

Taakverdeling

Bekijk de taakverdeling in teams en over teams heen. Knelt het ergens? Neem je verantwoordelijkheid op en praat erover. Misschien helpen de principes van innovatieve arbeidsorganisatie.

Optimaliseer vergaderingen

Vergaderingen zijn een doorn in het oog van veel medewerkers. Vaak lijken ze zinloos terwijl het eigenlijke werk ligt te wachten. Bekijk onze vergadertips en optimaliseer je vergaderingen. Hier valt waarschijnlijk winst te boeken!

Te hoge werkdruk

Heb jij een te hoge werkdruk?

  • Kijk kritisch naar jezelf. Heb je iets met controle? Misschien ben je wel een micromanager.
  • Durf delegeren en vertrouw op je medewerkers. Denk niet ik zal het snel doen, want op termijn haal je je alleen maar meer werk op de hals.
Stress

Ontdek hier onze tips voor omgaan met stress.

Goed beleid

Werk aan:

  • een beleid rond overuren.
  • een goed vervangbeleid!
  • een beleid rond stagiairs: stagiairs kunnen de werkdruk verminderen, maar ze kunnen de werkdruk ook verhogen. Je moet praktische zaken regelen, de stagiair begeleiden en evalueren. Wie dit goed wilt doen, steekt er ook tijd in.
Extra hulp

Werf tijdelijk extra medewerkers aan.

Buiten de uren

Zorg voor duidelijkheid over de verwachtingen rond mails, smsen en andere communicatie naast de werkuren.

Goed materiaal

Investeer in goed materiaal. Veel mensen werken aan tergend trage computers. Heb je dit zelf al meegemaakt? Dan ken je de frustratie. Investeren in materiaal kan heel wat tijdswinst opleveren.

Gebruik de ruimte

Maak het verschil met de ruimte. Je werkt langer aan een vergaderverslag in een ruimte of aan een inkomhal waar je constant onderbroken wordt. Bekijk de mogelijkheid om bepaalde taken ergens anders te doen. Telewerk biedt hier voor veel medewerkers een oplossing.

Teamwerk

Kunnen medewerkers in team werken? Zo zijn medewerkers op de hoogte van elkaars taken, kunnen ze advies geven en elkaar bijspringen.

Hoge werkdruk

Last van een te hoge werkdruk? Lees hier meer.

Neem initiatief

Zoek werk, toon initiatief

  • Ruim op
  • Bedenk een systeem om het werk beter te laten verlopen als er een werkpiek zit aan te komen.
  • Werkje in een maatwerkbedrijf en merk je dat er tijdelijk minder werk te doen is? Misschien is dit wel een mooi moment voor die functioneringsgesprekken?
Te weinig uitdaging?

Kijk hier voor meer tips en informatie.

To-do lijstjes

Maak op drukke momenten een lijst van to-do’s op voor de minder drukke momenten. Zo kan je

  • beter prioriteiten stellen op drukke momenten.
  • tijdens de drukke momenten profiteren van het voorbereidende werk.
Overleg met je leidinggevende

Signaleer het bij je leidinggevende. Misschien vinden jullie samen of met andere medewerkers een oplossing.

Overleg met je medewerker

Bespreek het met je medewerker. Misschien vinden jullie samen, of met andere medewerkers een oplossing.

Schuiven tussen teams

Bekijk de taakverdeling over teams en medewerkers heen. Kan er wat geschoven worden?

Periodes van lage werkdruk bieden ook kansen

Periodes van lage werkdruk bieden de kans om samen te zitten over overkoepelende zaken of om opleidingen, teamdagen en visiedagen te organiseren.

Verhogen van de uitdaging

Bekijk onze tips om de uitdaging in het werk te verhogen.

Schuiven met de taakverdeling

Bekijk de taakverdeling over teams en medewerkers heen. Kan er wat geschoven worden? Al aan jobcrafting gedacht?

Verwelkom je nieuwe collega

Onthaal je nieuwe collega zo goed mogelijk. Als ze het fijn vinden, dan is de kans kleiner dat ze opnieuw vertrekken. Gaat het om een vervanger? Misschien komt er wel een vast plekje vrij en kan de nieuwkomer een vaste kracht worden. Dat bespaart jou werk en je moet niet opnieuw investeren in een nieuwe persoon.

Persoonlijk contact

Zorg voor persoonlijk contact, zelfs al is het de zoveelste nieuwe collega. Stel jezelf voor en zorg dat je de ander wat op zijn gemak kan stellen. Je samenwerking zal vlotter lopen!

Missen is niet mis

Laat je collega die uitviel echt met rust. Maak duidelijk dat ze moeten loslaten en zich geen zorgen moeten maken.

"Die nieuwe"

Je mist je collega die er niet is? Dat is normaal. Maar zorg dat je hierdoor je nieuwe collega niet onzeker maakt. Een nieuw job met nieuwe collega’s en nieuwe taken is soms beangstigend. Maak het je nieuwe collega niet onnodig moeilijk.

Last van?

Heb je last van het hoge verloop in je organisatie? Laat het je leidinggevende weten. Misschien wisten ze niet dat dit stoorde, of kunnen ze je helpen meer stabiliteit te vinden in je team en ontslaan van een paar inwerktaken.

Maak het je vervanger makkelijk

Word je zelf vervangen en weet je dit op voorhand? Zorg voor duidelijke richtlijnen voor de nieuwe collega. Zo maak je het jouw vervanger makkelijker en verkleint de kans dat het in de soep loopt terwijl jij weg bent. Dan kan je later rustig terug aan de slag zonder eerst allerlei brandjes te moeten blussen. En word je meer met rust gelaten in je afwezigheid.

Vervanging als opstap naar een vaste job

Doe je zelf een vervanging? Heb je als vervanger interesse in een vacature nu, of in de toekomst? Laat het je leidinggevende of directie weten. Wie weet wordt dit toch je toekomstige werkgever, of hebben zij weet van een vacature in een andere organisatie.

Leerrijk voor de vertrekker

Vertrek je zelf? Ga in op de uitnodiging voor een exit-gesprek. daar leer je veel bij over jezelf. Dat kan je helpen bij verdere keuzes in je loopbaan. Je leert bij over je sterke en verbeterpunten. Die van de organisatie kan je op dat moment ook aanbrengen.

Peter- of meter?

Pak het zo goed mogelijk aan met onze tips.

Inwerken is werken

Maak een juiste inschatting van de workload die hoort bij het inwerken. Vergeet niet dat het werk voor een nieuwe medewerker meer tijd vraagt, dan voor een oude. En denk ook aan de collega's die deze persoon zullen inwerken. Ook dat kost tijd.

Een persoonlijke aanpak

Ook bij korte samenwerkingsverbanden blijft een persoonlijke aanpak belangrijk. Het onthaalbeleid en de afspraken tussen collega’s helpen hierbij.

Goed informerern

Bereid de komst van de nieuwe collega goed voor. Selecteer de relevante items uit het onthaalbeleid en zorg er voor dat deze persoon de juiste informatie krijgt.

Onthaalbeleid afgerond?

Komt er na een vervanging een vaste plaats vrij voor de vervangende medewerker? Bekijk welke elementen uit het onthaalbeleid nog niet werden doorgegeven.

Schuiven met taken

Zit er een vervanging, bijvoorbeeld door een ouderschapsverlof, aan te komen? Bereid dit zo goed mogelijk voor. Bekijk welke taken de vervangende medewerker zal uitvoeren. Dat hoeven niet noodzakelijk de taken van de medewerker die uitvalt te zijn. Je kan binnen het team kijken naar alle taken en hier diegene selecteren die vlotter onder de knie te krijgen zijn. Je medewerkers uit je vaste team kunnen dan de taken overnemen die lastiger zijn, aangezien ze waarschijnlijk meer voeling hebben met wat voor hen ligt.

Ondersteunen van vaste medewerkers

Heb je veel tijdelijke medewerkers? Ondersteun je blijvende medewerkers extra goed en erken dat dit lastig kan zijn.

Rond mooi af

Is de vervanging afgelopen? Zorg voor een mooie afronding. Zo krijgt deze persoon erkenning voor het geleverde werk. Bovendien laat je zo een mooie indruk na. De laatste momenten in een organisatie blijven je bij. Die laatste indruk is belangrijk voor je imago en misschien wil je wel dat de vervanger op de volgende vacature in je organisatie solliciteert?

Leren van vervangers

Van vervangers kan je erg veel leren over je organisatie. Strik hen voor een eerlijk exitgesprek.

Noden in kaart brengen

Breng de noden op voorhand in kaart. Weet je wanneer vervanging nodig zal zijn? Eens voor iedereen duidelijk is welke nodig zich wanneer zullen voordoen, kan je op tijd voorbereidingen treffen.

Tijdelijke medewerkers goed ontvangen

Zorg ook voor medewerkers die er maar tijdelijk zullen zijn voor een goed uitgewerkt onthaalbeleid. Geef hierin duidelijk weer welke basis élke medewerker moet krijgen.

Continuïteit in het medewerkersbestand

Streef naar continuïteit in het medewerkersbestand. Probeer bijvoorbeeld dezelfde interim-medewerkers te pakken te krijgen (voor dezelfde afdeling). Hiervoor kan je een interimbeleid uitwerken.

Vervanger op sleeptouw nemen

Laat de vervanger even meelopen in overlap met de medewerker. Dat kan ook via een vrijwilligerscontract als de persoon werkloos is voor de start.

Bekende arbeidskrachten

Probeer een ex-stagiair of een vorige vervanger te strikken voor je nieuwe vervanging. Die kent het werk en de collega’s al een beetje. Zijn er meerdere vervangingen? Zet deze persoon op de afdeling die ze al wat kent.

Vervanger analyseren

Wees toch nog kritisch als je een vervanger laat overgaan in een vast contract. Voldoet deze persoon écht aan de eisen die je stelt bij een vacature, of vind je dit makkelijker? Houd de kwaliteit van je dienstverlening en de inhoud van de functie zelf in de gaten.

Aanwerven van vrijwilligers

Onvoorziene omstandigheden? Als je al werkt met vrijwilligers in de organisatie kan je die persoon misschien aanwerven.

Vervang genoeg

Je redt het misschien even als iedereen alle hens aan dek moet zetten. Maar op de toppen van je tenen lopen lukt maar even voor iedereen volledig uitgeput is.

Organisatie leren kennen

Net zoals nieuwe collega’s moeten ook stagiairs de organisatie leren kennen.

  • Maak gebruik van de onthaalbrochure om de stagiair wegwijs te maken in de praktische zaken. Eventueel kan er een specifieke onthaalbrochure voor stagiairs uitgewerkt worden.
  • Stel de stagiair voor aan de verschillende teamleden. Zo weet de stagiair wie er tot haar team behoort en leert het team de stagiair kennen. Voorzie ook een rondleiding doorheen de ganse organisatie zodat de stagiair een breder beeld krijgt van de werking.
  • Zorg dat alle praktische zaken zoals een badge, een werkplek, een PC-account, een locker geregeld zijn voor de start van de stage.
Gevarieerd takenpakket

Geef stagiairs gevarieerde taken en laat hen zo veel mogelijk ervaren. Van routineuze en saaie taken leert niemand iets bij.

Niet overstelpen met informatie

Overlaad stagiairs de eerste dagen niet met een brok aan informatie.

Opleiding tot stagementor

Stagementor zijn is niet altijd evident, en het kan veel van je vragen. Wil je jezelf hier nog in bijschaven, volg dan een opleiding tot mentor via VIVO vzw.

Opvolgmomenten

Plan regelmatig opvolgmomenten in zodat je de stagiair tijdig kan bijsturen.

Constructieve feedback

Geef constructieve feedback aan stagiairs. Zowel over de sterke punten als de werkpunten van de stagiair. Weet je niet goed hoe? Bekijk onze tips over feedback geven.

Voldoende tijd?

Heb je geen tijd om de begeleiding op je te nemen? Durf neen zeggen.

Timing

Bekijk niet alleen welke taken door de stagiair opgenomen kunnen worden, maar kijk ook naar die momenten in het jaar waarop er voldoende tijd is om een stagiair te begeleiden.

Opvolggesprekken inplannen

Begeleid je binnenkort een stagiair? Hou dan momenten in je agenda vrij voor opvolggesprekken. Zo voorkom je dat deze waardevolle gesprekken achterwege blijven.

Belangrijke rol als stagementor

Stagementor ben je niet zo maar. De kwaliteit van de begeleiding heeft een grote invloed op de kwaliteit van de stage. Geef stagementors daarom de mogelijk om zich bij te scholen. Weet je trouwens dat VIVO vzw hier gratis opleidingen over aanbiedt?

Communiceer tijdig

Communiceer tijdig wanneer er een stagiair opstart zodat de stagementor en het team hier rekeningen mee kunnen houden in hun planning.

Het onthaal

Net zoals bij nieuwe werknemers, hebben stagiairs ook een goed onthaal nodig. Geef de stagebegeleider hier tijd en ruimte voor. Gebruik eventueel de onthaalbrochure om de stagiair wegwijs te maken in de praktische zaken.

Duidelijke stagerichtlijnen

Vraag aan de school of opleidingsinstantie duidelijke stagerichtlijnen. Welke verwachting heeft de school over de begeleiding door de mentor en de manier van evalueren en bijsturen. Liggen deze verwachtingen in de lijn van jullie verwachtingen? Protesteer als deze richtlijnen te overvloedig zijn, of als ze geen steek houden. Je moet hier niet in meegaan. Bescherm je medewerkers. In sommige regio’s werken ze trouwens met eenvormige stageformulieren. Meer info hierover op www.uni-form.be.

Hou het haalbaar

Vergeet niet dat stagiairs begeleiden arbeidsintensief is. Hou hier rekening mee in het totale werkpakket en –verdeling van je team of afdeling. Bekijk samen met de medewerkers hoeveel stagiairs per jaar haalbaar is. 

Gelijklopende werkroosters

Zorg dat het werkrooster van de stagementor en stagiairs enigszins gelijk loopt. Een stage begint al in mineur als de stagementor niet aanwezig is op de eerste stagedag. Spreek ook af wie de stagiair begeleidt op het moment dat de stagementor niet aan het werk is.

Stagiair verwelkomen

Maak als leidinggevende ook even tijd vrij om de stagiair te verwelkomen.

En de cliënt of patiënt?

De ene stagiair na de andere verhoogt niet alleen de werkdruk voor de medewerkers. Ook voor patiënten en cliënten is dit niet altijd evident. Het gaat steeds weer om nieuwe gezichten, waar je al weer een vertrouwensband mee moet opbouwen. Respecteer de wens van de patiënt of cliënt wanneer zij niet door de zoveelste stagiair begeleid of verzorgd willen worden.

Stagiairs zijn geen werkkrachten

Plaats hen niet zomaar in het werkrooster alsof ze volledig zelfstandig meedraaien.

Geschikte taken

Bekijk samen met je team welke taken een stagiair kan opnemen. Beslis op basis hiervan welke stageplaatsen je openstelt binnen je eigen afdeling. Hou ook rekening met de periode waarin er stagiairs komen, want de ene periode is hier al meer voor geschikt dan de andere.

Sta open voor feedback

Stagiairs zijn mee de ogen en de oren van de organisatie. Sta open voor hun frisse vers-opgeleide blik en feedback.

Niet iedereen is geschikt als stagementor

Durf hierin beslissingen te nemen en geef gerichte feedback aan medewerkers die deze rol nu nog niet kunnen opnemen.

Analyseer

Maak de analyse: voor welke taken, functies en in welke teams zijn er stageplaatsen mogelijk? Bespreek dit met je leidinggevenden en medewerkers. Bepaal ook hoeveel stagiairs er op jaarbasis begeleid kunnen worden.

Een duidelijk kader

Al eens gedacht aan een visie op stagebeleid? Een duidelijk kader geeft mee richting aan de kwaliteit van de stage. Op de website van Opleidingsinstituut van de Federale Overheid vind je een stappenplan en toolbox terug voor de uitwerking van een stagebeleid.

Stagebeleid publiceren

Scholen en stagiairs weten graag wat ze van jullie als stageplaats mogen verwachten. Kans is dus groot dat je als organisatie regelmatig bestookt wordt met vragen. Om dit te voorkomen kan je het stagebeleid op je website publiceren. Het zorgt ervoor dat er minder vragen terecht komen bij de contactpersoon. En dit heeft dan weer een positieve invloed op die zijn werkdruk.

Beperkt aantal stagementoren

Stel maximum 2 stagementoren aan per stagiair. Hoe meer mentoren, hoe meer onduidelijkheid voor de stagiair en voor de medewerkers. Het komt de rolduidelijkheid zeker ten goede!

Positieve werkervaringen

De stagiair van vandaag is de werknemer van morgen. Geef stagiairs positieve werkervaringen mee. Het verhoogt de kans dat ze later bij je organisatie solliciteren.

Een geschikte stageplaats

De stage beïnvloedt het beeld dat een stagiair krijgt over de job. Daardoor is de stage ook bepalend bij de beslissing van de student omt later echt aan de slag gaan in de sector. Bepaal dus welke stageplaats geschikt is voor welke opleidingsniveau. Een stageplaats in de afdeling psychogeriatrie is bijvoorbeeld misschien meer aangewezen voor een 7de jaar student verzorging dan voor een 5de jaar student verzorging.

Stagementoren

Verwacht niet dat medewerkers automatisch goede stagementoren zijn. Geef hen de mogelijkheid om zich hier in bij te scholen. Wist je dat VIVO gratis vormingen aanbiedt voor mentoren? Neem eens een kijkje op www.vivosocialprofit.org.

Subsidiemogelijkheden

De Vlaamse Overheid geeft subsidiemogelijkheden voor organisaties die investeren in hun stagementoren. Meer info over de voorwaarden en de procedure vind je op de website van de Vlaamse Overheid.

Stagiairs aanwerven

Misschien kan je laatstejaars stagiairs binnenkort vast aanwerven? Zeker handig voor je vervangbeleid en de continuïteit in de organisatie, want zij moeten minder ingewerkt worden.

Een energieboost

Stagiairs begeleiden is ook een manier om medewerkers aan boord te houden. Heb je een medewerker die energie haalt uit deze begeleidingen? Bekijk dan wat de mogelijkheden zijn voor deze medewerker.

Diversiteit

Wil je graag meer diversiteit in je organisatie? Soms is ze moeilijk te vinden. Medewerkers met bepaalde culturele competenties die op de arbeidsmarkt lastig te vinden zijn, kan je tijdens hun opleiding met een stage aantrekken.