Bekijk hier meer dan 1000 tips over werkbaar werk. Klik bovenaan op één van de thema's om alle tips rond onze hoofdthema's te zien. Klik op een rol in de organisatie om alleen de tips voor leidinggevenden, medewerkers of organisaties te zien.
Moeite met grenzen stellen? Zorg voor rolduidelijkheid.
Leg je voor jezelf de lat vrij hoog? Speelt jouw persoonlijkheid mee?
Voldoet de dienstverlening niet aan je eigen verwachtingen? Klik hier voor meer informatie over morele stress.
Kan je planning beter? Vraag raad aan collega's, je leidinggevende of bekijk opleidingsmogelijkheden.
Werk je in team? Probeer tot een evenwichtige werkverdeling te komen.
Last van stress? Ontdek hier onze tips.
Leer efficiënter werken door een vorming, training of opleiding. Leer bijvoorbeeld beter plannen, softwaremogelijkheden, efficiënt mailen,
Zorgen veel vergaderingen voor een te hoge werkdruk? Deze vergadertips helpen je om je overlegmomenten beter aan te pakken.
Veel administratie? Misschien is een software-opleiding wel een echte aha-ervaring waardoor je fluitend achter je bureau zit. De collegas gaan jou als tipgever aanbidden!
Wees je bewust van je voorbeeldfunctie. Wees je daarvan bewust bij wat je zegt en wat je doet. Jij bepaalt in grote mate de organisatiecultuur. Dat betekent dat je een grote impact hebt op de bespreekbaarheid van werkdruk en de gevolgen ervan.
Bekijk de taakverdeling in teams en over teams heen. Knelt het ergens? Neem je verantwoordelijkheid op en praat erover. Misschien helpen de principes van innovatieve arbeidsorganisatie.
Vergaderingen zijn een doorn in het oog van veel medewerkers. Vaak lijken ze zinloos terwijl het eigenlijke werk ligt te wachten. Bekijk onze vergadertips en optimaliseer je vergaderingen. Hier valt waarschijnlijk winst te boeken!
Heb jij een te hoge werkdruk?
Ontdek hier onze tips voor omgaan met stress.
Werk aan:
Werf tijdelijk extra medewerkers aan.
Zorg voor duidelijkheid over de verwachtingen rond mails, smsen en andere communicatie naast de werkuren.
Investeer in goed materiaal. Veel mensen werken aan tergend trage computers. Heb je dit zelf al meegemaakt? Dan ken je de frustratie. Investeren in materiaal kan heel wat tijdswinst opleveren.
Maak het verschil met de ruimte. Je werkt langer aan een vergaderverslag in een ruimte of aan een inkomhal waar je constant onderbroken wordt. Bekijk de mogelijkheid om bepaalde taken ergens anders te doen. Telewerk biedt hier voor veel medewerkers een oplossing.
Kunnen medewerkers in team werken? Zo zijn medewerkers op de hoogte van elkaars taken, kunnen ze advies geven en elkaar bijspringen.
Last van een te hoge werkdruk? Lees hier meer.
Zoek werk, toon initiatief
Kijk hier voor meer tips en informatie.
Maak op drukke momenten een lijst van to-do’s op voor de minder drukke momenten. Zo kan je
Signaleer het bij je leidinggevende. Misschien vinden jullie samen of met andere medewerkers een oplossing.
Bespreek het met je medewerker. Misschien vinden jullie samen, of met andere medewerkers een oplossing.
Bekijk de taakverdeling over teams en medewerkers heen. Kan er wat geschoven worden?
Periodes van lage werkdruk bieden de kans om samen te zitten over overkoepelende zaken of om opleidingen, teamdagen en visiedagen te organiseren.
Bekijk onze tips om de uitdaging in het werk te verhogen.
Bekijk de taakverdeling over teams en medewerkers heen. Kan er wat geschoven worden? Al aan jobcrafting gedacht?
Onthaal je nieuwe collega zo goed mogelijk. Als ze het fijn vinden, dan is de kans kleiner dat ze opnieuw vertrekken. Gaat het om een vervanger? Misschien komt er wel een vast plekje vrij en kan de nieuwkomer een vaste kracht worden. Dat bespaart jou werk en je moet niet opnieuw investeren in een nieuwe persoon.
Zorg voor persoonlijk contact, zelfs al is het de zoveelste nieuwe collega. Stel jezelf voor en zorg dat je de ander wat op zijn gemak kan stellen. Je samenwerking zal vlotter lopen!
Laat je collega die uitviel echt met rust. Maak duidelijk dat ze moeten loslaten en zich geen zorgen moeten maken.
Je mist je collega die er niet is? Dat is normaal. Maar zorg dat je hierdoor je nieuwe collega niet onzeker maakt. Een nieuw job met nieuwe collega’s en nieuwe taken is soms beangstigend. Maak het je nieuwe collega niet onnodig moeilijk.
Heb je last van het hoge verloop in je organisatie? Laat het je leidinggevende weten. Misschien wisten ze niet dat dit stoorde, of kunnen ze je helpen meer stabiliteit te vinden in je team en ontslaan van een paar inwerktaken.
Word je zelf vervangen en weet je dit op voorhand? Zorg voor duidelijke richtlijnen voor de nieuwe collega. Zo maak je het jouw vervanger makkelijker en verkleint de kans dat het in de soep loopt terwijl jij weg bent. Dan kan je later rustig terug aan de slag zonder eerst allerlei brandjes te moeten blussen. En word je meer met rust gelaten in je afwezigheid.
Doe je zelf een vervanging? Heb je als vervanger interesse in een vacature nu, of in de toekomst? Laat het je leidinggevende of directie weten. Wie weet wordt dit toch je toekomstige werkgever, of hebben zij weet van een vacature in een andere organisatie.
Vertrek je zelf? Ga in op de uitnodiging voor een exit-gesprek. daar leer je veel bij over jezelf. Dat kan je helpen bij verdere keuzes in je loopbaan. Je leert bij over je sterke en verbeterpunten. Die van de organisatie kan je op dat moment ook aanbrengen.
Pak het zo goed mogelijk aan met onze tips.
Maak een juiste inschatting van de workload die hoort bij het inwerken. Vergeet niet dat het werk voor een nieuwe medewerker meer tijd vraagt, dan voor een oude. En denk ook aan de collega's die deze persoon zullen inwerken. Ook dat kost tijd.
Ook bij korte samenwerkingsverbanden blijft een persoonlijke aanpak belangrijk. Het onthaalbeleid en de afspraken tussen collega’s helpen hierbij.
Bereid de komst van de nieuwe collega goed voor. Selecteer de relevante items uit het onthaalbeleid en zorg er voor dat deze persoon de juiste informatie krijgt.
Komt er na een vervanging een vaste plaats vrij voor de vervangende medewerker? Bekijk welke elementen uit het onthaalbeleid nog niet werden doorgegeven.
Zit er een vervanging, bijvoorbeeld door een ouderschapsverlof, aan te komen? Bereid dit zo goed mogelijk voor. Bekijk welke taken de vervangende medewerker zal uitvoeren. Dat hoeven niet noodzakelijk de taken van de medewerker die uitvalt te zijn. Je kan binnen het team kijken naar alle taken en hier diegene selecteren die vlotter onder de knie te krijgen zijn. Je medewerkers uit je vaste team kunnen dan de taken overnemen die lastiger zijn, aangezien ze waarschijnlijk meer voeling hebben met wat voor hen ligt.
Heb je veel tijdelijke medewerkers? Ondersteun je blijvende medewerkers extra goed en erken dat dit lastig kan zijn.
Is de vervanging afgelopen? Zorg voor een mooie afronding. Zo krijgt deze persoon erkenning voor het geleverde werk. Bovendien laat je zo een mooie indruk na. De laatste momenten in een organisatie blijven je bij. Die laatste indruk is belangrijk voor je imago en misschien wil je wel dat de vervanger op de volgende vacature in je organisatie solliciteert?
Van vervangers kan je erg veel leren over je organisatie. Strik hen voor een eerlijk exitgesprek.
Breng de noden op voorhand in kaart. Weet je wanneer vervanging nodig zal zijn? Eens voor iedereen duidelijk is welke nodig zich wanneer zullen voordoen, kan je op tijd voorbereidingen treffen.
Zorg ook voor medewerkers die er maar tijdelijk zullen zijn voor een goed uitgewerkt onthaalbeleid. Geef hierin duidelijk weer welke basis élke medewerker moet krijgen.
Streef naar continuïteit in het medewerkersbestand. Probeer bijvoorbeeld dezelfde interim-medewerkers te pakken te krijgen (voor dezelfde afdeling). Hiervoor kan je een interimbeleid uitwerken.
Laat de vervanger even meelopen in overlap met de medewerker. Dat kan ook via een vrijwilligerscontract als de persoon werkloos is voor de start.
Probeer een ex-stagiair of een vorige vervanger te strikken voor je nieuwe vervanging. Die kent het werk en de collega’s al een beetje. Zijn er meerdere vervangingen? Zet deze persoon op de afdeling die ze al wat kent.
Wees toch nog kritisch als je een vervanger laat overgaan in een vast contract. Voldoet deze persoon écht aan de eisen die je stelt bij een vacature, of vind je dit makkelijker? Houd de kwaliteit van je dienstverlening en de inhoud van de functie zelf in de gaten.
Onvoorziene omstandigheden? Als je al werkt met vrijwilligers in de organisatie kan je die persoon misschien aanwerven.
Je redt het misschien even als iedereen alle hens aan dek moet zetten. Maar op de toppen van je tenen lopen lukt maar even voor iedereen volledig uitgeput is.
Net zoals nieuwe collega’s moeten ook stagiairs de organisatie leren kennen.
Geef stagiairs gevarieerde taken en laat hen zo veel mogelijk ervaren. Van routineuze en saaie taken leert niemand iets bij.
Overlaad stagiairs de eerste dagen niet met een brok aan informatie.
Stagementor zijn is niet altijd evident, en het kan veel van je vragen. Wil je jezelf hier nog in bijschaven, volg dan een opleiding tot mentor via VIVO vzw.
Plan regelmatig opvolgmomenten in zodat je de stagiair tijdig kan bijsturen.
Geef constructieve feedback aan stagiairs. Zowel over de sterke punten als de werkpunten van de stagiair. Weet je niet goed hoe? Bekijk onze tips over feedback geven.
Heb je geen tijd om de begeleiding op je te nemen? Durf neen zeggen.
Bekijk niet alleen welke taken door de stagiair opgenomen kunnen worden, maar kijk ook naar die momenten in het jaar waarop er voldoende tijd is om een stagiair te begeleiden.
Begeleid je binnenkort een stagiair? Hou dan momenten in je agenda vrij voor opvolggesprekken. Zo voorkom je dat deze waardevolle gesprekken achterwege blijven.
Stagementor ben je niet zo maar. De kwaliteit van de begeleiding heeft een grote invloed op de kwaliteit van de stage. Geef stagementors daarom de mogelijk om zich bij te scholen. Weet je trouwens dat VIVO vzw hier gratis opleidingen over aanbiedt?
Communiceer tijdig wanneer er een stagiair opstart zodat de stagementor en het team hier rekeningen mee kunnen houden in hun planning.
Net zoals bij nieuwe werknemers, hebben stagiairs ook een goed onthaal nodig. Geef de stagebegeleider hier tijd en ruimte voor. Gebruik eventueel de onthaalbrochure om de stagiair wegwijs te maken in de praktische zaken.
Vraag aan de school of opleidingsinstantie duidelijke stagerichtlijnen. Welke verwachting heeft de school over de begeleiding door de mentor en de manier van evalueren en bijsturen. Liggen deze verwachtingen in de lijn van jullie verwachtingen? Protesteer als deze richtlijnen te overvloedig zijn, of als ze geen steek houden. Je moet hier niet in meegaan. Bescherm je medewerkers. In sommige regio’s werken ze trouwens met eenvormige stageformulieren. Meer info hierover op www.uni-form.be.
Vergeet niet dat stagiairs begeleiden arbeidsintensief is. Hou hier rekening mee in het totale werkpakket en –verdeling van je team of afdeling. Bekijk samen met de medewerkers hoeveel stagiairs per jaar haalbaar is.
Zorg dat het werkrooster van de stagementor en stagiairs enigszins gelijk loopt. Een stage begint al in mineur als de stagementor niet aanwezig is op de eerste stagedag. Spreek ook af wie de stagiair begeleidt op het moment dat de stagementor niet aan het werk is.
Maak als leidinggevende ook even tijd vrij om de stagiair te verwelkomen.
De ene stagiair na de andere verhoogt niet alleen de werkdruk voor de medewerkers. Ook voor patiënten en cliënten is dit niet altijd evident. Het gaat steeds weer om nieuwe gezichten, waar je al weer een vertrouwensband mee moet opbouwen. Respecteer de wens van de patiënt of cliënt wanneer zij niet door de zoveelste stagiair begeleid of verzorgd willen worden.
Plaats hen niet zomaar in het werkrooster alsof ze volledig zelfstandig meedraaien.
Bekijk samen met je team welke taken een stagiair kan opnemen. Beslis op basis hiervan welke stageplaatsen je openstelt binnen je eigen afdeling. Hou ook rekening met de periode waarin er stagiairs komen, want de ene periode is hier al meer voor geschikt dan de andere.
Stagiairs zijn mee de ogen en de oren van de organisatie. Sta open voor hun frisse vers-opgeleide blik en feedback.
Durf hierin beslissingen te nemen en geef gerichte feedback aan medewerkers die deze rol nu nog niet kunnen opnemen.
Maak de analyse: voor welke taken, functies en in welke teams zijn er stageplaatsen mogelijk? Bespreek dit met je leidinggevenden en medewerkers. Bepaal ook hoeveel stagiairs er op jaarbasis begeleid kunnen worden.
Al eens gedacht aan een visie op stagebeleid? Een duidelijk kader geeft mee richting aan de kwaliteit van de stage. Op de website van Opleidingsinstituut van de Federale Overheid vind je een stappenplan en toolbox terug voor de uitwerking van een stagebeleid.
Scholen en stagiairs weten graag wat ze van jullie als stageplaats mogen verwachten. Kans is dus groot dat je als organisatie regelmatig bestookt wordt met vragen. Om dit te voorkomen kan je het stagebeleid op je website publiceren. Het zorgt ervoor dat er minder vragen terecht komen bij de contactpersoon. En dit heeft dan weer een positieve invloed op die zijn werkdruk.
Stel maximum 2 stagementoren aan per stagiair. Hoe meer mentoren, hoe meer onduidelijkheid voor de stagiair en voor de medewerkers. Het komt de rolduidelijkheid zeker ten goede!
De stagiair van vandaag is de werknemer van morgen. Geef stagiairs positieve werkervaringen mee. Het verhoogt de kans dat ze later bij je organisatie solliciteren.
De stage beïnvloedt het beeld dat een stagiair krijgt over de job. Daardoor is de stage ook bepalend bij de beslissing van de student omt later echt aan de slag gaan in de sector. Bepaal dus welke stageplaats geschikt is voor welke opleidingsniveau. Een stageplaats in de afdeling psychogeriatrie is bijvoorbeeld misschien meer aangewezen voor een 7de jaar student verzorging dan voor een 5de jaar student verzorging.
Verwacht niet dat medewerkers automatisch goede stagementoren zijn. Geef hen de mogelijkheid om zich hier in bij te scholen. Wist je dat VIVO gratis vormingen aanbiedt voor mentoren? Neem eens een kijkje op www.vivosocialprofit.org.
De Vlaamse Overheid geeft subsidiemogelijkheden voor organisaties die investeren in hun stagementoren. Meer info over de voorwaarden en de procedure vind je op de website van de Vlaamse Overheid.
Misschien kan je laatstejaars stagiairs binnenkort vast aanwerven? Zeker handig voor je vervangbeleid en de continuïteit in de organisatie, want zij moeten minder ingewerkt worden.
Stagiairs begeleiden is ook een manier om medewerkers aan boord te houden. Heb je een medewerker die energie haalt uit deze begeleidingen? Bekijk dan wat de mogelijkheden zijn voor deze medewerker.
Wil je graag meer diversiteit in je organisatie? Soms is ze moeilijk te vinden. Medewerkers met bepaalde culturele competenties die op de arbeidsmarkt lastig te vinden zijn, kan je tijdens hun opleiding met een stage aantrekken.